Budget i externfinansierade forskningsprojekt
Involvera alltid din institutions ekonom tidigt i budgetprocessen.
Din budget delas ofta in i direkta kostnader och indirekta kostnader. Läs mer om de olika typerna av kostnader nedan.
Direkta kostnader
Direkta kostnader avser kostnader som direkt kan hänföras till projektet, såsom löner, material, resor, utrustning osv.
Tänk på att de totala lönekostnaderna i budgeten ska innefatta lönebikostnader (arbetsgivaravgifter etc) och semesterersättning, samt om projektet löper över flera år, även årlig löneökning. Notera att det kan variera huruvida finansiären vill att dessa bikostnader ska inkluderas i lönekostnaden eller redovisas som en separat post i budgeten. Information om universitetets procentsats för lönebikostnader och årlig löneökning. Observera att dessa procentsatser justeras varje år, varför du inte rakt av kan återanvända en gammal budget.
Direkta kostnader inkluderar också forskningsprojektets driftskostnader, vilket innefattar resor, kemikalier, deltagararvoden, inköp av analyser, konsulter osv. Kom ihåg att alla belopp ska anges exklusive moms.
När du köper dyrare utrustning behöver du kontrollera om den räknas som en anläggningstillgång, och därmed ska skrivas av. Kontrollera med din institutionsekonom hur du redogör för en eventuell avskrivning i budgeten. Kom ihåg att avskrivningskostnader inte ska inkluderas i den summa för direkta kostnader som du baserar uträkningen av indirekta kostnader på.
Indirekta kostnader
Utöver de direkta kostnaderna ska forskningsprojektet också betala sin del av de kostnader som är gemensamma för universitetet och fakulteten såsom bibliotek, datanät, IT-avgift och förvaltning samt de kostnader som är gemensamma för institutionen såsom prefektarvode, teknisk- och administrativ personal, kopiatorer mm. Dessa kostnader benämns indirekta kostnader eftersom de inte direkt kan hänföras till projektet.
Indirekta kostnader beräknas som en procentsats av de direkta kostnaderna (exklusive avskrivningskostnaderna). Kontrollera med din institutionsekonom vilken procentsats din institution har för det innevarande året. Observera att denna procentsats uppdateras årligen.
Kom ihåg att alltid kontrollera med bidragsgivaren hur mycket av de indirekta kostnaderna som kan täckas av bidraget.
Observera att särskilda regler gäller för budgetering i federala amerikanska bidrag.
Medfinansiering
Om din institutions procentsats för indirekta kostnader överstiger det som bidragsgivaren täcker, kommer det i de allra flesta fall krävas att du eller din institution skjuter till det som saknas. En del finansiärer kan också ha specifika krav för in kind-stöd. Börja alltid med att kontakta din ekonomiadministratör eller prefekt för att bekräfta att du får söka ett specifikt bidrag och att det finns en plan för eventuell medfinansiering.
Full finansiering av projektet
Om de totala kostnaderna för projektet överstiger förväntat bidrag från bidragsgivare måste annan finansiering läggas till för att projektet ska kunna genomföras i sin planerade omfattning. Bedöm huruvida du vill minska projektets omfattning för att kunna söka medel för hela summan från den aktuella finansiären, eller beskriv att du söker ytterligare medel från andra finansiärer för att täcka resterande del.
Godkännande av institutionen
Vanligtvis ska institutionens prefekt och/eller ekonom godkänna budgeten innan du får skicka in din bidragsansökan.
Contact
Börja alltid med att kontakta din institutions ekonom för att få hjälp med din budget.
Du eller din ekonom är välkomna att kontakta Forskningsstöd eller universitetets centrala ekonomiavdelning vid frågor.