Ta emot korta internationella besök

Att ta emot ett internationellt besök kan vara väldigt givande, men också resurskrävande. Dessa förfrågningar kommer ofta direkt till enskilda medarbetare eller institutionerna, som inte alltid vet hur de bör hanteras eller vilka möjligheter som finns.

Här följer en enkel checklista för att underlätta mottagandet av internationella besök:

1. Grundförutsättningar

Varifrån kommer frågan?

Är det från en partner som är känd sedan tidigare? Om motparten är ny, är intresset ömsesidigt?

Vad är målet med besöket?

Är målet utbildning, forskning, studiebesök eller annan samverkan?

Hur länge ska besöket vara?

Rekommenderad längd för ett personalbesök brukar vara 2–5 dagar.

När ska besöket ske?

Passar tidsperioden utifrån vad som händer i er verksamhet just då? Föreslå alternativa datum om det passar bättre.

Kommer besökaren ensam eller i en grupp?

Vilka arbetsuppgifter eller roller har besökaren?

Lägg gärna tid på att reda ut vilka arbetsuppgifter besökaren har. Inte minst administrativa roller är ofta svåra att förstå bara genom titlar eller korta beskrivningar.

Rör det sig om personalmobilitet inom Erasmus eller något annat stipendieprogram?

2. Förankra internt

Vem kan vara ansvarig värd på institutionen?

Utse en kontaktperson som ansvarar för kommunikation och översikt över besöket.

Kan fler bidra till programmet för att minska sårbarhet och belastning?

Ju fler som deltar, desto större är det potentiella mervärdet för institutionen.

Finns det resurser i form av tid, lokaler, fika?

3. Undervisning

Vill besökaren undervisa?

Om syftet med besöket är lärarmobilitet för undervisning ska det ingå minst åtta timmar undervisning per vecka.

Även om undervisning inte är huvudsyftet med besöket är ett bra tillfälle att bidra till internationalisering på våra utbildningar. Fråga därför gärna om besökaren kan tänka sig att hålla en föreläsning eller vara delaktig i undervisningen på något sätt.

Kan studenter engageras i besöket?

Besökare uppskattar ofta att träffa studenter. Det finns också studenter som samlar meriter till sina Certificate of International Merits och som därför gärna ställer upp. Prata med Erasmus-koordinatorn vid din institution eller ditt program.

4. Praktiska förutsättningar

Inbjudningsbrev

Tillhandahåll inbjudningsbrev eller signera mobility agreement vid behov (till exempel för Erasmusmedel eller visum).

Boende

Besökare brukar ordna boende själva men tips och råd är ofta välkommet.

Transporter

Tips kring transporter och lokaltrafik brukar vara välkommet.

5. Planera innehållet

Schema

Gör ett enkelt schema (möten, föreläsningar, rundvandring etc.). Stäm gärna av programmet med besökaren så att ni har samma bild av vad besöket ska innehålla.

Tips: Titta i Uppsala universitets kalendarium eller planera in besök i domkyrkan, Gustavianum o.d. om det skulle bli tid över. Kom också ihåg att dagarna inte behöver vara fullspäckade. Lite luft brukar uppskattas av alla inblandade.

Kontaktpersoner och mötesplatser

Ange kontaktpersoner och mötesplatser till de olika programpunkterna om besökaren förväntas ta sig mellan programpunkterna själv.

Låt besökaren presentera sitt universitet

Planera gärna in ett tillfälle där besökaren får möjlighet att presentera sitt universitet och sin fakultet för din enhet.

6. Representation

Lunch

Ha en plan för lunch (se till exempel till att besökaren får lunchsällskap) och kommunicera tydligt om lunchen är på egen bekostnad eller inte. Se reglerna för extern representation om ni bjuder på lunch.

Middag

Ibland är det motiverat att bjuda på middag i samband med ett internationellt besök men det är inte förväntat. Stäm av med ekonomen vid din organisationsenhet och följ riktlinjerna för extern representation.

Fika

Fika med personalgruppen eller enheten i samband med ett internationellt besök brukar vara uppskattat. Fika räknas inte som representation.

7. Avslutning och uppföljning

Certificate of attendance

Vid behov, signera certificate of attendance eller dylikt innan besökaren åker hem. Det behövs ofta för att få sitt Erasmusstipendium.

Vidare kontakt

Bedöm om besöket kan leda till fortsatt samarbete och bestäm gärna hur ni ska återknyta kontakten efter besöket

Mer information finns på universitetsgemensam nivå

Medarbetare / Stöd och verktyg / Internationell mobilitet / Personalmobilitet / Mottagande av internationell personal