Manual för administratörer

1. ”Individuella studieplaner” - sök fram antagna doktorander med eller utan en digital ISP i Ladok.
   
2. Filtrera på ISP-status.
   ”Pågående” (doktorander med en pågående ISP). ”Avklarad” (doktorander som har en avklarad forskarutbildning).
   ”Avslutad” (doktorander som gjort avbrott på forskarutbildning).
   Genom att inte markera något alternativ så får du en lista på alla antagna doktorander på din institution.
   
3. Listan kan exporteras till CSV-fil och bearbetas i Excel.
   
4. ”Verksamhetsroller” - sök fram användare med personkoppling till en doktorands ISP i Ladok.
   
   

Doktorander antagna till forskarutbildning inom 93-års studieordning

Det går inte att skapa ISP i Ladok för doktorander som är registrerade på 93-års studieordning eller äldre. ISP för dessa doktorander får hanteras utanför Ladok.

Resultat på forskarnivå innan 2018

Inrapporterade resultat på forskarnivå innan oktober 2018 som finns under "Andra resultat" i doktorandens översikt i Ladok förs inte automatiskt över till doktorandens ISP.

Skapa en ISP i Ladok

Steg 1 - Skapa personkopplingar

Alla roller som ska vara aktiva i ISP-processen i Ladok måste kopplas till doktorandens ISP.

• Gå till fliken ”Studentuppgifter”
• Välj ”Hantera ISP” i vänstermenyn
• Klicka på ”Skapa personkoppling” och välj rätt kurspaketering om det finns flera.
• Ange "Verksamhetsroll" (ISP-administratör, ISP-läsrättighet och ISP-super user ska inte personkopplas)
• Ange "Användare" - i rullistan finns edast användare med rätt ISP-behörighet
• Ange "Startdatum" - det datum då personen påbörjade sitt uppdrag. Det måste finnas en aktiv huvudhandledare när ISP skapas, startdatum för huvudhandledare kan inte vara ett framtida datum.
• Slutdatum anges endast vid byte av handledare, granskare, beslutsfattare eller examinator.

Mina doktorander (ISP) och aviseringar

När en användare personkopplats till en doktorand aktiveras aviseringsfunktionen för ISP och så dyker fliken ”Mina doktorander (ISP)” upp på startsidan i Ladok och användaren får en lista över de doktorandern hen har en koppling till (1).

När en ISP når ett steg i arbetsflödet där användaren har en uppgift att utföra (skriva, godkänna, fastställa) så skapas en avisering i fliken ”Mina doktorander (ISP)” (2) och ett aviseringsmail går också ut till den e-postadress användaren har inlagd i Ladok. Doktoranderna får avisering varje gång en ISP skickas framåt eller bakåt i systemet.

Steg 2 - Skapa ny individuell studieplan

• Gå till fliken ”Studentuppgifter” > ”Hantera ISP”.
• Klicka på ”Ny individuell studieplan”
• Välj ämne på forskarnivå och tillfälle som ISP ska gälla för
• Gå till nästa sida, förhandsgranska och bekräfta
• Fliken ”Individuell studieplan” skapas på doktorandens Ladoksida. Gå till ISP antingen via fliken eller genom att klicka på länken Under "Hantera ISP".

Steg 3 – Starta version

För att doktorand och handledare ska kunna arbeta i ISP så behöver ISP-administratör starta en ISP-version.

• Klicka på ”Starta version”
• Beslutsfattare (i detta fall ISP-administratör) och beslutsdatum är förifyllda och ska inte ändras
• Gå in i ”Grunduppgifter” och fyll i uppgifter under ”Antagen till” och ”Allmän studieplan” (se nedan "Vilken info ska ingå i en digital ISP?")

Förväntat fastställandedatum

När en ny ISP-version startas så skapas ett startdatum (det datum den nya versionen påbörjades) samt förväntat fastställandedatum (ett år från startdatum). Två månader innan förväntat fastställandedatum får huvudhandledare och doktorand en påminnelse om att fastställa versionen. Dessa datum går att ändra i en pågående ISP-version:

• "Hantera flera” > ”Hantera doktorander (ISP)” > ”Individuella studieplaner”
• Ange ISP-status ”Pågående” för att få en lista över doktorander med en pågående ISP
• Markera aktuella doktorander i listan
• Klicka på ”Ändra datum” och välj ”Startdatum” eller ”Förväntat fastställandedatum” i rullistan
• Ange datum och bekräfta

Uppgifter i en digital ISP

ISP-adminstratör fyller i info om allmän studieplan, övriga uppgifter fylls i av doktorand och handledare.

Grunduppgifter

Antagen till (1)

Uppgifter om antagning förs automatiskt över hit från grund-Ladok." Ämnestillfälle, startdatum" är det datum då doktoranden antogs till doktorsutbildning i Ladok.

"Lärosätets resurser": Doktorand och handledare anger vilka resurser som lärosätet tillhandahåller för utbildningen och i vilken utsträckning dessa kan förväntas vara tillgängliga för doktoranden under utbildningstiden. Exempelvis tillgång till experimentell utrustning för mätning, kohorter av insamlat biologiskt material eller databaser.

"Anteckning": Vid byte av forskarämne eller byte av lärosäte anges aktivitet (i procent) som kan tillgodoräknas från tidigare forskarämne/lärosäte här.

Allmän studieplan (2)

ISP-administratör ansvarar för att lägga in information om den allmänna studieplanen.

Delmål i forskarutbildning (3)

Doktorand och handledare fyller i delmål.

Studieaktivitet och finansiering (SCB) (4)

Doktorand och handledare fyller i planerad aktivitet och finansiering.

Rapporterad aktivitet och finansiering förs över automatiskt från grund-Ladok.

Det finns ingen koppling mellan planerad och inrapporterad studieaktivitet och finansiering.

Institutionstjänstgöring (5)

Här kan doktorand och handledare att fylla i institutionstjänstgöring.

Övrig dokumentation (6)

Här kan tidigare fastställda ISP utanför Ladok eller andra dokument som är relevanta för doktorandutbildningen laddas upp.

Avklarad ISP och avsluta ISP

När en doktorand har disputerat eller tagit ut licentiatexamen ska status “Avklarad” läggas in på ISP i Ladok. ISP måste vara fastställd för att anges som avklarad och därefter går det inte längre att skapa nya versioner av ISP. Detta kan med fördel göras samtidigt som resultat på doktorsavhandling rapporteras in och ”Alla kurser klara” dokumenteras i Ladok.

Status “Avslutad” används enbart om en doktorand gör avbrott i sina doktorandstudier. ISP behöver inte vara fastställd utan kan avslutas under pågående revidering. När status “Avslutad” lagts in går det inte längre att arbeta i ISP eller skapa nya ISP-versioner.

För att markera ISP som avklarad eller avsluta ISP:

1. Gå till fliken “Studentuppgifter”
2. Välj “Hantera ISP”
3. Under “Åtgärd” på raden för individuell studieplan, välj "Avsluta” eller “Ange som avklarad”

Återaktivera ISP

Om status “Avklarad” eller “Avslutad” lagts in av misstag går det att återaktivera ISP. Detta görs på samma sätt som ovan, men under “Åtgärd” så väljs istället “Återaktivera”.

Ta bort en påbörjad ISP-version

Om en ISP-version startats men inte ska användas så kan den tas bort. Tänk då på att all information som lagts in i den försvinner. Tidigare fastställda versioner påverkas inte.

En påbörjad ISP-version tas bort inne i själva ISP:

"Arbetsflöde" > "Övriga funktioner" > "Ta bort version (ej fastställd)"

Byte av institution, forskarutbildningsämne eller tillfälle

Vid byte av institution, forskarutbildningsämne eller tillfälle inom samma ämne ska ISP i det gamla ämnet fastställas och avslutas och en ny ISP startas i det nya ämnet.

1. Gå till: ”Studentinformation" > ”Hantera ISP”
2. Skapa en ny personkonkoppling för en huvudhandledare inom det nya ämnet/tillfället
3. Skapa en ny individuell studieplan för det nya ämnet/tillfället

Informationen som finns i ISP för det gamla ämnet kommer inte att följa med automatiskt till det nya, utan överföring måste ske manuellt.

Byte av ISP-aktör

Om en ISP-aktör byts ut under doktorandtiden så behöver den nya aktören ansöka om ISP-behörighet och kopplas till doktorandens ISP i Ladok av ISP-administratör. Detta görs i ”Studentinformation” > ”Hantera ISP”.

Om exempelvis huvudhandledare byts ut under doktorandtiden så behöver den nya huvudhandledaren ansöka om behörighet till Ladok ISP och kopplas som ISP-aktör i Ladok av ISP-administratör. Koppling till tidigare huvudhandledare tas inte bort, utan slutdatum läggs in.

Frånvarande ISP-aktör

Om ISP-aktör som ska godkänna eller fastställa ISP är frånvarande under beslutsprocessen så kan en ISP-super user godkänna ISP i dennes ställe.

ISP - super user

Vid varje institution finns en person med behörigheten ISP-super user. En ISP-super user kan läsa och hantera ISP för alla doktorander på institutionen. Om en ISP fastnar i flödet på grund av att exempelvis en granskare är frånvarande under beslutsprocessen, så kan ISP-super user träda in och skicka ISP framåt eller bakåt. En ISP-super user agerar endast i nödfall i ISP-processen.

ISP-mallar och ISP-versioner

En ISP-mall definierar vilka uppgifter en ISP ska innehålla. När en ny ISP-version startas i Ladok hämtas den senaste ISP-mallen. Om en ISP startas långt innan fastställande är aktuellt kan mallen ha ändrats under tiden den varit öppen. Det innebär att en ISP kan se olika ut för olika doktorander beroende på vilken mall som använts när ISP-versionen startades i Ladok.