Boka event
Event- och lokalbokningen hjälper dig att boka Ångströmlaboratoriets lokaler för seminarier och möten som passar Uppsala universitets vision – att vara en plats där kunskap, kultur och öppen diskussion möts, med vetenskaplig integritet som grund.
Hållbara event
Hållbarhet är en central del av Ångströmlaboratoriets eventbokning. Hos oss får du stöd i att göra ditt event så miljömedvetet och resurseffektivt som möjligt.
Idéer för hållbara event
Några enkelt genomförbara handlingar för att göra ditt event mer hållbart inkluderar
- Servera vegansk eller vegetarisk mat, gärna med råvaror som är i säsong.
- Undvik engångsartiklar för mat och dryck och/eller använd miljömärkta alternativ.
- Planera för källsortering av det avfall som eventet genererar. Eventbokningen tillhandahåller skyltning och sorteringskärl.
- För information som ska förmedlas innan, under och efter eventet - tänk igenom om det kan förmedlas digitalt istället för att skrivas ut som poster/papper. Våra AV-tekniker kan ofta komma med innovativa lösningar för informationsspridning under eventet.
- Öppna upp för att kunna delta på eventet digitalt, särskilt om det gäller personer som behöver resa långt för att delta. Vi har lokaler som är extra bra anpassade för hybridmöten.
- Skicka information i förväg om hur man kan ta sig till eventet på ett hållbart sätt. Rekommendera samåkning för de som behöver ta bilen.
- Planerar ni att erbjuda goodiebags, tänk igenom både förpackning och innehåll. Fokusera på saker som inte blir skräp, bra alternativ är lokalt producerad mat/dryck, profilprodukter av hög kvalitet, digitala gåvor som en biljett eller rabattkod.
Event- och lokalbokningen bidrar gärna med information och rekommendationer för att göra ert events hållbarhetsplanering så smidig som möjligt.
Hur bokar jag?
Mejla Event- och lokalbokningen med
- förslag på lokal och/eller eventyta och datum
- förslag på datum och tid
- önskan om eventutrustning
- fakturauppgifter, som organisationsnummer, fakturaadress och fakturareferens.
När kan lokalerna bokas?
Undervisning har alltid företräde till lärosalarna. Först när undervisningen är schemalagd kan andra bokningar göras. Vill du boka en lokal med lång framförhållning går det oftast lättare att hitta lediga lokaler under helger, kvällar, lov eller tid då undervisning bedrivs i mindre omfattning, till exempel tentaperioder, som alltid ligger i slutet av undervisningsperioder.
Hör av dig till Event- och lokalbokningen med en förfrågan, så hjälper vi dig att undersöka tillgängligheten, även när datumet ligger långt fram i tiden.
Vilka lokaler går att boka?
Vi erbjuder ett brett utbud av lokaler i olika storlekar och med varierad utrustning. Här finns bland annat en aula för 320 personer, tre flexibla lärosalar som kan möbleras om för exempelvis workshops, ALC-salar med interaktiva skärmar samt salar där det går att ha digitala posterutställningar.
Kommer deltagarna vara färre än 30 stycken kan du boka ett av Ångströmlaboratoriets mötesrum.
Lokaler på Ångströmlaboratoriet
Eventytor
Vi har tre eventytor, ett i hus 10 och två i hus 1. Här går det exempelvis att ha större, mässliknande event och posterutställningar.
Det finns även vissa platser utanför salarna Heinz-Otto Kreiss, Sonja Lyttkens, Polhemsalen och Häggsalen där det går att placera bord för att exempelvis servera fika eller placera enstaka posterskärmar. Bord till dessa ytor hämtar du själv från vagnar med lånebord som finns i närheten av salarna. Efter användning gör du rent borden och ställer tillbaka dem på lånevagnen.
Eventyta hus 1
Eventyta RICH-speglar och Eventyta Siegbahn
- Länk till ytornas ungefärliga placering på Mazemap
- Eventytan ligger i anslutning till Siegbahnsalen
- Eventyta RICH-speglar passar bra för event där du behöver fånga upp förbipasserande personer. Eventyta Siegbahn passar bra för mingel/posterutställning i samband med event i Siegbahnsalen
Eventyta hus 10
Eventyta Stora ytan hus 10
- Länk till ytans ungefärliga placering på Mazemap
- Eventytan ligger i anslutning till sal/aula Eva von Bahr
- Denna eventyta passar till både mindre och större event, posterutställningar och mässor
Förstora bildenEventyta sedd i riktning mot Eva von Bahr
Hur bokar jag bord, stolar med mera?
Titta igenom vår lista här nedan med den eventutrustning vi har och maila sedan Event- och lokalbokningen och berätta vad du vill låna.
Eventutrustning
Bord
Antal som finns: 50 stycken
- 151x74 cm
Stolar
Antal som finns: 90 st
Ståbord
Antal som finns: totalt 42 st
- 21 st svarta
- 21 st träfärgade (bambu)
Posterskärmar
Antal som finns: totalt 60 st
- 100x140 cm
- Plats för poster i A0-format
Skyltställ
Antal som finns: totalt 10 st
- Passar för anslag i formatet 50x70 cm
A4-ställ
Antal som finns: totalt 22 st
- Passar för anslag i A4-format
Sopställ
Antal som finns: totalt 25 st
- Ihopfällbara
Jag har bokat lokal och eventutrustning, vad händer nu?
Vi ser fram emot att få välkomna er till oss på Ångströmlaboratoriet! Det finns en del saker du ska tänka på inför ditt event. Till din hjälp har vi här satt ihop en checklista.
Är det något du undrar över är du alltid välkommen att kontakta oss via Event- och lokalbokningens mejl.
Inför ditt event
- Låna utrustning - Det går att låna eventmaterial som bord, stolar, posterskärmar med mera. Skriv till Event- och lokalbokningens mejl och berätta vad ni behöver.
- AV-utrustning - Du kan behöva ha med egen adapter för att ansluta din dator till skärm eller projektor. Vid alla former av distansmöten behöver du stämma av med oss att önskad AV-utrustning finns i salen. För mer information om tekniken i salen du har bokat eller för att boka uppstartshjälp, kontakta våra AV-tekniker via mejl.
- Låsta lokaler - Lärosalar med personnamn låses efter klockan 17.30. Mötesrum är alltid låsta. Du kan låna ett passerkort från receptionen.
- Garderob - Det finns möjlighet att hänga av ytterkläder och lämna bagage i ett rum på plan K1 i hus 10 (rum 10K1123). Tillträde till det rummet får man via lånekort i receptionen. Universitetet tar inte ansvar för personliga ägodelar, oavsett om de förvaras i låsta utrymmen eller inte. Vi rekommenderar att inte lämna värdesaker i garderoben.
- Äta och dricka i lärosalarna - Det är viktigt att inte lämna några spår av förtäring, såsom skräp eller matos, som stör efterföljande aktivitet i salen. Vi rekommenderar enklare mat som en smörgås eller sallad. Att servera buffé eller annan mat som äts på tallrik är inte tillåtet i lärosalarna.
- Möblering - Återställ alltid salen enligt den möbleringsskiss som du hittar nära salens utgång och sortera ditt skräp i närmaste källsorteringsstation.
- Anslag och information - Lappar kan sättas i avsedda hållare utanför salarna eller på väggar med häftmassa, som finns att låna i receptionen. Ni kan även låna A4‑ställ eller gatupratare via Eventbokningen. Kom ihåg att ta ner allt material efteråt. Tejp på väggar, fönster eller liknande är inte tillåtet.
- Ventilation - Komfortventilationen i huset är igång på vardagar klockan 6-18. Under andra tider kan du själv sätta igång komfortventilationen under ditt event via närmaste ventilationsknapp. Komfortventilationen går då igång under ett bestämt tidsintervall, läs mer på vår sida om ventilation.
- Värdesaker - Kom ihåg att aldrig lämna värdefulla föremål utan uppsikt.
- Säkerhet - Den som är ansvarig för att anordna ett event vid Uppsala universitet är också ansvarig för säkerheten på plats. Det finns ett metodstöd för säkerhetsbedömning och ett formulär för riskbedömning.
Säkerhetsgenomgång
Vi rekommenderar att du i början av ditt event håller en kort säkerhetsgenomgång för dina deltagare där du inkluderar följande information:
- Larmnummer 112 vid akut fara för liv, hälsa eller egendom
- Universtetets larmnummer 018-471 25 00 vid allvarlig händelse eller behov av akut väktarstöd
- Närmaste nödutgång, både ut från lokalen och ut från huset
- Ångströmlaboratoriets utrymningsrutiner. Du kan läsa mer på våra sidor om utrymning.
- Närmaste hjärtstartare (det finns tre stycken på entréplan, placeringen syns på Mazemap)
- Första hjälpen-tavlor (finns ofta i anslutning till toalettgrupper)
- Eventets kontaktperson för säkerhet.