Säkerhet vid evenemang

Säkerhetsavdelningen definierar ett evenemang vid Uppsala universitet såsom: En arrangerad händelse som genomförs vid universitetets områden och som inte är en del av en planlagd undervisning eller forskning.

Exempel på evenemang är:

• föreläsningar som är öppna för allmänheten
• akademiska högtider (doktorspromotioner, professorsinstallationer etc.)
• disputationer
• arbetsmarknadsdagar
• studentföreningsaktiviteter
• invigningar
• konferenser
• konserter
• marknader i de Linneanska trädgårdarna
• teaterföreställningar

Arrangören för ett evenemang vid Uppsala universitet är ansvarig för evenemangets säkerhet. Det innebär bland annat att:

• besökare ska kunna känna sig trygga och välinformerade i händelse av en incident,
• polisen är informerad om, eller har beviljat tillstånd för, evenemanget i de fall det är föreskrivit enligt ordningslagen (1993:1617), samt att
• områdets intendent/motsvarande är informerad om vilka eventuella risker evenemanget bedöms kunna medföra.

Som arrangör av ett evenemang i universitetets lokaler förekommer vanligtvis annan verksamhet i omkringliggande lokaler och byggnader. Lokalansvariga vid områdets intendentur/motsvarande kan ha information om aktiviteter som, när många evenemang genomförs samtidigt/nära varandra, sammantaget kan innebära fler risker än vad du som ensam arrangör kunnat inse. Om intendentur/motsvarande vill att ytterligare åtgärder vidtas för att öka tryggheten för genomförandet, t.ex. att bevakning ska bokas för att säkerställa ordningen runt evenemanget i det enskilda fallet, är det viktigt att du som arrangör hörsammar sådana villkor. Genom att bidra med trygghetsskapande åtgärder under ett evenemang bidrar du till att områdets goda krisberedskap.

• Utse ansvarig arrangör som tar del av informationen på denna sida samt ”Evenemangssäkerhet, en vägledning från Säkerhetsavdelningen (pdf) pdf, 366 kB.”. Ansvarig arrangör ska vara på plats och vara kontaktbar under hela evenemanget.
• Innan evenemanget börjar, samla alla funktionärer och gå igenom vem som gör vad under evenemanget samt vem som gör vad i händelse av att en eventuell incident skulle inträffa (såsom t.ex. en ordningsstörning, sjukdomsfall eller brand). Gå igenom larmkedjan vi Uppsala universitet (se vägledningen ”Evenemangssäkerhet”).
• Använd profilkläder, band, varselvästar eller liknande för att visa vilka som arbetar med evenemanget. På så sätt kan publik/deltagare direkt se vem de kan ställa eventuella frågor till. Vid en eventuell incident kan också Polis och Räddningstjänst direkt identifiera funktionärer.
• Hälsa publik/deltagare välkomna och upplys om nödutgångar samt annan information som bedöms vara relevant.
• Säkerställ att antalet personer i lokalen inte överstiger lokalens maxantal.
• Kontrollera att nödutgångar inte blockeras.

Ansvaret för brand- och utrymningssäkerheten ligger på arrangören i samråd med fastighetsägaren/intendenturen. Samverka med ansvarig intendentur/motsvarande innan evenemanget börjar och säkerställ att:

• Samtlig personal har god kännedom om utrymningsvägar, återsamlingsplats, brandsläckares placering samt utrymningslarmets funktion. Dessa ska under hela arrangemanget vara fullt fungerande och tillgängliga. Nödutgångar och brandredskap får ej blockeras.
• Arrangören och funktionärer är utbildade i handbrandsläckning samt utrymning.
• Säkerställ att det finns en brandskyddsansvarig och minst en utrymningsledare.
• Säkerställa att maxantal personer i lokalen inte överskrids.
• Minimera mängden brännbart material på publika ytor.

Sedan november 2025 har Uppsala universitet ett nytt formulär för arrangörer av evenemang vid universitetets områden. Det tidigare formuläret ”Anmälan om evenemang” har ersatts med ”Arrangörens riskgenomgång inför ett evenemang vid Uppsala universitet”.

Formuläret syftar till att hjälpa arrangören att identifiera och bedöma risker samt ge relevanta samverkansaktörer (såsom t.ex. intendent/motsvarande) information om evenemanget och eventuella bedömda risker. Riskgenomgången går till aktuell intendentur/område som vid behov samverkar med Säkerhetsavdelningen.

I MSB:s Säkerhetsguide för evenemang noteras att ”I de flesta fall är en arrangör skyldig att söka tillstånd hos eller anmäla till polisen att en offentlig tillställning eller allmän sammankomst ska genomföras. Detta regleras i ordningslagen (1993:1617).”

Huruvida ett evenemang vid Uppsala universitet är att betrakta som allmän sammankomst/offentlig tillställning eller inte beror på ett flertal faktorer som regleras i ordningslagen (1993:1617). Grundläggande är om allmänheten har tillträde till ett evenemang eller inte.

För att underlätta för arrangören att avgöra om ett evenemang är att betrakta som en allmän sammankomst/offentlig sammankomst har Säkerhetsavdelningen gjort en genomgång av de vanligaste förekommande evenemangen och tagit fram generella råd i vägledningen ”Evenemangssäkerhet”. Notera att det dock alltid är ansvarig arrangör som ansvarar för att ta ställning till om ett evenemang behöver anmälas till Polisen. En bedömning behöver göras i varje enskilt fall utifrån exempelvis antal deltagare och om det finns någon risk för ordning och säkerhet. Säkerhetsavdelningen kan bistå med råd gällande denna bedömning.

I säkerhetsplanen samlas säkerhetsplaneringens alla delar. Genom att samla all säkerhetsdokumentation på en och samma plats underlättas även kommunikationen mellan berörda parter.

Nedan finns mallar för säkerhetsplaner samt bilagor med råd om hur mallarna kan fyllas i.

• Mall för säkerhetsplan för anställda vid Uppsala universitet (word) docx, 78 kB., Bilaga A (pdf) pdf, 248 kB.
• Mall för säkerhetsplan för arrangör som inte är anställd vid Uppsala universitet (word) docx, 50 kB., Bilaga B (pdf) pdf, 209 kB.

Väktare och ordningsvakter har olika befogenheter. Bevakningen vid evenemang görs vanligtvis av väktare. Ordningsvakter kan endast bokas om Polisen angett det som villkor efter en anmälan/ansökan om en allmän sammankomst/offentlig tillställning. Om en arrangör får villkor om ordningsvakter ska detta omedelbart meddelas till Säkerhetsavdelningen då dessa behöver bokas med en längre framförhållning. Detsamma gäller om villkor om väktare anges och det inte redan finns en motsvarande bokning.

Om en arrangör önskar boka väktare (och/eller ordningsvakter) kan det anges i formuläret ”Arrangörens riskgenomgång inför ett evenemang vid Uppsala universitet”. Arrangören kan också kontakta security@uu.se. Notera att endast Uppsala universitets upphandlade bevakningsleverantör får utföra bevakning vid universitetets områden (personskydd från Polisen och Säkerhetspolisen undantagen). Arrangören står för bevakningskostnaden. Frågor om bevakning och kostnader kan ställas till security@uu.se.

• Checklista för studentmässor (pdf) pdf, 87 kB.
• Checklista för utvärdering efter evenemang (pdf) pdf, 91 kB.