Rutin för universitetsdirektörens beslutsmöte
Universitetsdirektörens beslutsmöte äger i normalfallet rum varje måndag eftermiddag.
Den som handlägger ett ärende av sådan karaktär att det ska beslutas av universitetsdirektören måste bereda ärendet, alltså inhämta synpunkter från berörda parter, ta fram underlag och förslag till beslut samt slutföra ärendet.
Deadline för anmälan av ärende och uppladdning av handlingar är klockan 12.00 sju dagar innan aktuellt möte (i normalfallet måndagen innan aktuellt sammanträde).
Anmälan görs i mötesytan Universitetsdirektörens beslutsmöten i SharePoint. Åtkomst till SharePoint finns under Mina verktyg i MI, eller via Startsidan för Beslutsmöten.
Observera att du som ska använda SharePoint behöver aktivera multifaktorautentisering. Skicka ett mejl till Julia Ternhag för att få behörighet till mötesytan.
Beredningsrutin
Bered ärendet
- Gör en noggrann tidsplanering för ärendet.
- Tänk på att tidigt i beredningen involvera de avdelningar/motsvarande eller kollegor som berörs av ärendet. Om du är osäker ska du konsultera din närmaste chef. Du kan också vända dig till akademisekretariatet.
- Kontakta planeringsavdelningen för att diskutera central finansiering.
- Du kan alltid vända dig till akademisekerarna för stöd och råd angående olika steg i beredningsprocessen.
Mallar
Alla dokument som laddas upp i mötesytan ska vara tillgänglighetsanpassade. Använd därför alltid de mallar som finns på denna sida och undvik lokalt sparade äldre versioner.
Titta gärna också på sidan Klarspråk och skrivregler för tips om hur vi bör skriva inom Uppsala universitet.
Samtliga handlingar ska vara i PDF-format.
Beslut
Observera att det förs beslutsprotokoll vid sammanträdet. Särskilda beslutshandlingar krävs i normalfallet inte t.ex. vid beslut om godkännande att prefekt ingår avtal om uppdragsforskning/uppdragsutbildning överstigande delegation. Protokollsutdraget från mötet räcker i det fallet. Se exempel 1 och 2 nedan. Om du är osäker på vad som gäller i ditt ärende – kontakta sekreteraren för mötet.
- Beslut universitetsdirektörens beslutsmöte Word, 79 kB. (kortfattad, max 1-2 sidor)
Föredragnings-PM
Om det finns ytterligare (kring)information i ärendet som inte står med i beslutet behövs en PM. PM utgör stöd till beslutsfattaren så att ett välinformerat beslut ska kunna fattas. Om all nödvändig information finns med i beslutet behövs ingen PM. Titta dock gärna på de rubriker som finns i mallen för PM och flytta över relevanta rubriker. PM måste vara vidimerad av avdelningschef/prefekt.
Om ditt ärende ska vidare till rektor för undertecknande ska en särskild PM-mall användas (ärende utanför RS).
Exempel 1
Du har ett avtal som universitetsdirektören ska skriva under. Registrera själva avtalet samt en PM som i korthet beskriver ditt ärende (se mall). Registrera även eventuella kommentarer från juridiska avdelningen. (Särskild beslutshandling krävs inte i normalfallet).
Exempel 2
Du har upprättat ett förslag till handläggningsordning som universitetsdirektören ska fastställa. Registrera den föreslagna handläggningsordningen samt förslag till beslut. Ifall det finns mycket att redogöra för i ärendet, komplettera också med en PM. (Särskild beslutshandling krävs i normalfallet).
Förbered handlingar
- Upprätta förslag till beslut och föredragnings-PM (se mallar).
- I ditt förslag till beslut ska du ange vilka ärendet har beretts med, det gör du i vänstermarginalen.
- Om ärendet har varit föremål för förhandling eller information enligt MBL ska det framgå i ditt underlag.
- Det måste framgå i PM om juridiska avdelningen eller säkerhetsavdelningen har granskat ärendet.
- Innan du laddar upp handlingarna ska din avdelningschef granska och godkänna innehållet i beslutet genom att vidimera förslaget till beslut. Då intygar din avdelningschef att ärendet har beretts med berörda funktioner/avdelningar, att texterna i beslut och bilagor är korrekta och lättförståeliga, och att en konsekvensanalys är utförd.
Föredra ditt ärende på beslutsmötet
- Du som föredragande ansvarar för att ta med de handlingar som ska signeras till beslutsmötet. Om du själv inte kommer att föredra ärendet utan skickar någon annan i ditt ställe måste du meddela sekreteraren för beslutsmötet om det i god tid innan mötet.
- Beslutsmötet hålls i Segerstedthuset och information om aktuell möteslokal skickas med kallelsen till respektive möte. Du väntar utanför möteslokalen och blir sedan hämtad till mötesrummet när det är dags att föredra ditt ärende.
- På beslutsmötet föredrar du kortfattat ärendet för universitetsdirektören och akademiombudsmannen. Du behöver vara beredd att kunna svara på eventuella frågor om ditt ärende. Om universitetsdirektören godkänner ditt ärende signerar ni beslutsunderlaget under mötet. Om ärendet inte anses tillräckligt berett kan det bordläggas/återremitteras. Om ärendet då istället tas upp vid kommande beslutsmöte behöver du anmäla det på nytt.
- Efter att universitetsdirektören fattat beslut om ditt ärende är det du som handläggare som ansvarar för att underskrivna handlingar diarieförs och expedieras.
Mötesdatum
HT-24
Måndag 7 oktober kl 13.30
Måndag 14 oktober kl 13.30 (Per Abrahamsson beslutsfattare)
Måndag 21 oktober kl 13.30 (Per Abrahamsson beslutsfattare)
Måndag 28 oktober kl 13.30
Måndag 4 november kl 13.30
Måndag 11 november kl 13.30
Måndag 18 november kl 13.30
Tisdag 26 november kl 16.00 (Obs! veckodag och tid)
Måndag 2 december kl 13.30
Måndag 9 december kl 13.30
Måndag 16 december kl 13.30