Vill du bli kontaktperson för bättre hantering av allmänna handlingar?
- Konsistoriet beslutade den 28 oktober 2021 att det ska finnas en kontaktperson vid varje institution för att förbättra universitetets hantering av allmänna handlingar.
- Kontaktpersonen är en viktig resurs för institutionen eftersom hon/han får tillgång till universitetsförvaltningens kompetens inom diarieföring, arkivering och övrig hantering av allmänna handlingar.
- Kontaktpersonen bjuds in till utbildningar om aktuella frågor och får ta del av nyheter och fördjupningar som kan underlätta administrationen vid institutionen.
Välkommen som kontaktperson!
Vad innebär det att vara kontaktperson?
Utveckla din kompetens inom
- Offentlighets- och sekretesslagen, i samråd med juridisk kompetens
- Arkivlagen
- Förvaltningslagen
- Kunskap om universitetets interna regelverk
- Utveckla dina kunskaper inom diarieföring/W3D3
- Tips och stöd till den egna institutionens organisation och rutiner
Arbetsuppgifter
- Skapa ärenden i W3D3
- Registrera handlingar i ärenden
- Begära in handlingar som saknas för att ärendet ska vara komplett
- Avsluta ärenden i W3D3
- Bistå vid begäran om utlämnande av allmän handling
- Göra sekretessbedömning av ärenden och handlingar
- Administrera institutionens ärendeserie i W3D3
Exempel på vad detta kan innebära:
- Administrera samlingsärenden
- Se över behörigheter och rapportera till registrator vid förvaltningen om någon behörighet ska avslutas
- Bistå prefekt vid hantering av JK-listan
- Ordna och arkivera handlingar enligt dokumenthanteringsplanen
- Förteckna och etikettera institutionens arkiv
- Gallra handlingar enligt dokumenthanteringsplanen
- Leverera färdigförtecknade handlingar till universitetsförvaltningens arkiv
- Vara kontaktperson gentemot universitetsförvaltningens registratur och arkiv
- Hantera förfrågningar gällande ärenden och handlingar i diariet och arkivet
- Tillhandahålla information och rådgivning gällande diarieföring och arkivering
- Upprätthålla och kvalitetssäkra rutiner för diarieföring och arkivering vid institutionen
Vid frågor kontakta registrator@uu.se