Besök och evenemang
%20Almedalsvecka%202023-5-800px.jpg)
Officiella besök
Besökskoordineringen vid kommunikationsavdelningen
Hanterar formella besök från ambassader, parlamentariska besök från andra länder, statsbesök eller andra besök där formellt protokoll krävs.
Kontakt: officialvisits@uu.se
Akademiska besök
Exempelvis ledningspersoner och forskare från andra lärosäten. Områdeskanslierna hanterar de besök som handlar specifikt om verksamhet inom ett särskilt vetenskapsområde.
Besök av finansiärer
Hanterar till exempel besök från forskningsfinansiärer och besök kopplat till de internationella nätverk Uppsala universitet är medlem i.
Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd hanterar till exempel besök från forskningsfinansiärer och besök kopplat till de internationella nätverk Uppsala universitet är medlem i. Kontakta fos@uu.se om du har frågor.
Besök av skolor
Frågor från skolor kan hänvisas till Uppsala universitets museer.
Både Medfarm- och Teknatområdet har särskilda skolaktiviteter.
Uppsala universitet deltar också i vetenskapsfestivalen SciFest som riktar sig till skolor
Mediaträffar/besök av media
Kontakta pressfunktionen vid universitetet: press@uu.se
Besök av allmänhet/turister/presumtiva studenter
En del frågor om besök kommer från presumtiva studenter eller deras anhöriga. De vill ofta se campusområden eller få information om olika utbildningar. Sådana frågor hänvisas till Studentservice.
Kontakt: studentservice@uu.se
Ta emot besök vid Uppsala universitet – några tips
Ta noga reda på vilka besökarna är och syftet med besöket.
Ta reda på vilka kostnader som besöket eventuellt är förenat med och se till att dessa kan täckas av den mottagande enheten.
Utse en värd (eller en grupp som står för värdskapet)
Planera innehållet i programmet och kommunicera det både med deltagare på Uppsala universitet och gästerna. Vid behov kan olika personer ansvara för innehåll respektive praktiska delar av besöket.
Fundera också på vilka som kan medverka i programmet. En riktlinje kan vara att möta de funktioner eller ämnen som besöket har med motsvarande positioner eller ämnen vid Uppsala universitet.
Välj lokal och plats för besöket med omsorg
Uppsala universitet har många spännande miljöer som vi gärna vill visa upp. Det finns både moderna miljöer som är i forskningens framkant och helt unika kulturarvmiljöer. Rätt miljö kan berika upplevelsen av ett besök vid Uppsala universitet.
Planera praktiska delar och logistik
Detta kan vara lokaler (inklusive möblering och eventuell skyltning/vägvisning), måltider (inklusive allergier och kostpreferenser, logi, resor till/från Uppsala, transporter i Uppsala, produktion av eventuella trycksaker, teknisk utrustning för möte eller föreläsning etc.
Om universitetet ska stå för kostnader i samband med besöket behöver allt bokas via upphandlade leverantörer. Vilka dessa är framgår på medarbetaringången. Om besökarna själva bokar och bekostar sitt boende kan de hitta information på Destination Uppsalas hemsida.
I vissa fall finns behov av att föra minnesanteckningar vid möten i samband med besök. Planera detta så att någon har den uppgiften.
Planera kommunikationen och kontakta kommunikationsavdelningen för hjälp och råd
Vid vissa besök kan det förekomma aktiviteter (föreläsning, panelsamtal, etc.) som behöver kommuniceras.
Samla in eventuella anmälningar
I samband med vissa besök kan det förekomma aktiviteter då anmälningar behöver tas in. Är det få personer kan det fungera via e-post, annars kan formulärverktyg användas.
När besökarna anländer
Se till att möta och välkomna dem efter överenskommelse med gästerna. Vissa kan behöva mötas vid Arlanda eller stationen, andra kanske tas emot på institutionen eller annan överenskommen plats. Kommunicera vägvisning och karta. Skylta vid behov i samband med större evenemang, föreläsningar och liknande.
Programpunkter vid sidan av huvudprogram
Planera för programpunkter vid sidan av huvudprogram om det finns behov av detta. Det kan handla om program för eventuellt medföljande, visning, utflykt, middag med gästerna, etc.
Allmänt om att ta emot besök vid Uppsala universitet
Många olika slags besök kommer till Uppsala universitet, det rör sig om exempelvis ledningspersoner och forskare från andra lärosäten, politiker, forskningsfinansiärer, näringslivskontakter, journalister, skolor, blivande studenter, ambassadörer eller statschefer i samband med statsbesök. Uppsala universitet är också ett populärt besöksmål för turister med våra muséer, trädgårdar och vårt kulturarv.
Frågor om besök kan komma in på en rad olika sätt, inte sällan via kontakter som etableras i samband med projekt, konferenser, utbyten och samverkan av olika slag. Det är viktigt att ta reda på så mycket som möjligt om vilka besökarna är och syftet med ett besök innan beslut fattas om att ta emot det eller inte.
Om du fått en besöksförfrågan och är osäker på hur den ska hanteras går det bra att kontakta besökskoordinatorerna vid kommunikationsavdelningen för råd och bedömning.
I de flesta fall sker besöken via kontakter som finns på institutioner eller kollegor emellan och de kan helt hanteras på den institution, avdelning eller enhet där de sker. I vissa fall finns ett önskemål eller ett skäl att gästerna ska träffa rektor eller någon annan person från universitetsledningen. I sådana fall hanteras samordning av besöket av besökskoordinator vid kommunikationsavdelningen eller vid Avdelningen för forskningsstöd och samverkan.
Att bjuda in till besök är ett effektivt sätt att bygga relationer med särskilda målgrupper som universitetet vill ha kontakt med. Det är också en möjlighet att presentera vår verksamhet och de unika miljöer och platser som finns vid universitetet. Kontakta gärna besökskoordinatorerna vid kommunikationsavdelningen eller Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd om du vill få råd.
Det är i regel bra att ha kontakt med gästerna efter besöket. Det kan handla om att bara höra att resan hem gått bra men ofta ger ett besök anledning till fördjupat eller utvecklat samarbete. Det kan handla om att förmedla nya kontakt med kollegor inom eller utanför Uppsala universitet, ta initiativ till ytterligare möten, konferenser, utbyten, föreläsningar, etc. Uppföljningen är en viktig del av besöket.
Tips för besök som avvisas
Frågor från nyfiken allmänhet eller turister kan hänvisas till universitetets museer för besök och visningar. Dessa är Gustavianum, Uppsala Linneanska trädgårdar (Botaniska trädgården, Linnéträdgården och Linnés Hammarby), Evolutionsmuseet, Uppsala universitetsbibliotek Carolina Rediviva och Medicinhistoriska museet.
Allmänt om att anordna evenemang vid Uppsala universitet
Att organisera ett evenemang kan vara en utmanande uppgift. För att säkerställa att allt går smidigt är det viktigt att ha en tydlig plan och förberedelse.
Säkerhet
Arrangörer är skyldiga att anmäla kommande evenemang senast tio arbetsdagar före evenemangets genomförande.
Obligatorisk anmälan inför evenemang vid Uppsala universitet
I vissa fall kan det behövas extra åtgärder gällande säkerhet, inte minst beroende av vilket säkerhetsläge som råder.
Vid eventuell allmän sammankomst gäller särskilda regler.
Säkerhetsavdelningen kan kontaktas vid behov.
Observera att vid besök från Ryssland, Kina, Iran eller Nordkorea måste alltid Säkerhetsavdelningen kontaktas.