Allmän handling - vad är det?

En handling är allmän om den har upprättats vid, skickats ut från eller inkommit till myndigheten. Handlingen ska vara förvarad hos myndigheten.

En allmän handling kan vara en text, en bild, en bandinspelning, en film eller annan information som exempelvis har lagrats i en dator.

Huvudregeln är att allmänna handlingar är offentliga. Var och en ska kunna ta del av dem.

Vilka allmänna handlingar är inte offentliga?

En del allmänna handlingar innehåller sekretesskyddad information som inte får lämnas ut. Informationen kan hemlighållas enligt Offentlighets- och sekretesslagen om den omfattar:

• Rikets säkerhet eller dess förhållande till annan stat eller mellanfolklig organisation
• Rikets centrala finanspolitik, penningpolitik eller valutapolitik
• Myndigheternas verksamhet för inspektion, kontroll eller annan tillsyn
• Intresset att förebygga eller beivra brott
• Det allmännas ekonomiska intresse
• Skyddet för enskilda medborgares personliga eller ekonomiska förhållanden
• Intresset att bevara djur- och växtarter
• Handlingar i ärenden där beslut ännu inte fattats är ofta inte offentliga.

En föredragande eller annan handläggare av ett ärende anses vanligtvis ha vården om handlingarna i ärendet och är då den som i första hand ska pröva frågan om utlämnande. På motsvarande sätt anses en registrator och en arkivarie ha vården om de handlingar som de har hand om. (6 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen (OSL))

Detta innebär i praktiken att:

• För handlingar i ärenden som finns i diariet och begärs utlämnade, ska utlämnandet i första hand skötas av handläggare.
• För handlingar som finns i andra system, ska utlämnanden i första hand skötas av ansvariga för resp. system/område (exempelvis HR-handlingar i Varbi, löneuppgifter i lönesystemet, ekonomihandlingar i ekonomisystemet etc.)
• För handlingar som finns i Centralarkivet sköts utlämnanden av registratorsfunktionen.

Begäran om anställdas e-post undantas i dagsläget från denna ordning. Denna typ av begäran hanteras av registrator vid Juridiska avdelningen.

Handläggare rekommenderas att utbilda sig inom de ärende- och handlingsslag och den sekretesslagstiftning som är mest vanligt förekommande i relation till dennes arbetsuppgifter.

I samtliga fall gäller dock att Juridiska avdelningen finns som stöd i frågor om vad som är allmän handling, samt frågor gällande offentlighet och sekretess. Kontakta registrator@uu.se eller juravd@uu.se om du har frågor eller behöver hjälp.

Om en handläggare bedömer att en handling inte ska lämnas ut eftersom den omfattas av sekretess och ett skriftligt beslut om avslag begärs, tar registrator vid Juridiska avdelningen över handläggningen av ärendet. Chefen för Juridiska avdelningen har delegation att besluta om sådana avslag.

OBS! En begäran om allmän handling ska alltid hanteras skyndsamt.

Kontakta registrator@uu.se eller juravd@uu.se om du behöver hjälp.

1. Begäran av allmän handling inkommer till UU. Begäran kan vara skriftlig eller muntlig. Diarieför begäran om den är omfattande eller inte kan lämnas ut omedelbart. Den som begär en allmän handling har rätt att vara anonym och behöver inte motivera sin begäran.
2. Identifiera handlingen (om den finns och i så fall var och/eller hos vem). Bedöm om handlingen är en allmän handling; inkommen, upprättad eller förvarad vid myndigheten.
3. Om handlingen inte är allmän meddelas den som begär handlingen att den inte lämnas ut. Se vidare p.6-8 nedan.
4. Om handlingen är allmän ska en sekretessbedömning göras av handlingens innehåll innan den kan lämnas ut.
5. Handlingen är allmän och innehåller inte sekretess. Lämna ut handlingarna på plats eller i kopia. Myndigheten har genom avgiftsförordningen lagstöd för att ta ut avgift för detta. (9 sidor är gratis. 10 sidor kostar 50 kronor och varje sida därutöver 2 kronor). Du kan också skicka handlingarna elektroniskt – det avgör du själv. Skicka inte handlingar med omfattande personuppgifter med e-post.
6. Handlingen innehåller sekretess eller är inte allmän. Meddela att handlingen inte är allmän eller innehåller sekretessreglerade uppgifter, som gör att dessa uppgifter inte kan lämnas ut med en motivering, där lagrum kan anges. Erbjud även personen att erhålla ett överklagbart avslagsbeslut, samt diarieför denna korrespondens.
7. Om ett skriftligt beslut om avslag begärs kontakta registrator@uu.se som tar över handläggningen av ärendet.
8. Chefen för juridiska avdelningen beslutar om avslag (enligt delegation från rektor och universitetsdirektör). Registrator expedierar beslut och stänger ärendet efter överklagandetidens utgång.

Begäran om e-postloggar/e-postmeddelanden omfattas av regelverket för begäran om allmän handling.

Denna typ av begäran hanteras av registrator vid Juridiska avdelningen.

Anställda vars e-post omfattas av begäran kommer att underrättas om att en begäran av deras e-post inkommit. De underrättas dock inte om vem som inkommit med begäran (JO-beslut 431-2016).

Handlingar från e-postsystem vid Uppsala universitet lämnas inte ut i digital form (2 kap. 16 § TF). Handlingarna erhålls endast som papperskopior eller kan läsas vid besök på myndigheten.

Papperskopior av handlingar lämnas ut mot avgift enligt Avgiftsförordningen (1992:191).

Handläggningen av en begäran om e-postlogg/e-postmeddelanden underlättas om beställaren kan ge följande information: tidsperiod, e-postadresser, samt eventuella sökord.

Vid Uppsala universitet sparas meddelanden i e-postsystemets tekniska miljö i ca 30 dagar efter att meddelanden raderats från användarkontot.

I den mån begärda meddelanden kan återfinnas görs sedan en bedömning om handlingarna är allmänna.

Ett e-postmeddelande som inkommer eller skickas till/från Uppsala universitet är, med några undantag, en allmän handling.

Ett meddelande som är adresserat direkt till en anställd vid Uppsala universitet är allmän handling, om handlingen gäller ett ärende eller någon annan fråga som ska handläggas av myndigheten och inte är avsedd för mottagaren endast som innehavare av annan ställning (2 kap. 8 § TF).