Stöd för dig som planerar att ändra eller har ändrat juridiskt kön

Vid Uppsala universitet finns inga tekniska eller administrativa hinder för ändring av personuppgifter i samband med könsbyte. Detta dokument syftar till att förtydliga hanteringen när någon begär ändringar av personuppgifter på grund av könsbyte.

Utgångspunkter

En verksam person vid Uppsala universitet som har bytt sitt juridiska kön, har rätt att begära ändringar i sina registrerade personuppgifter. Universitetet ersätter då utan dröjsmål tidigare personuppgifter så att personen ifråga kan identifieras och identifiera sig med sina nya personuppgifter.

En verksam liksom en före detta verksam person vid Uppsala universitet, som har bytt sitt juridiska kön, har rätt att begära uppdatering av personuppgifter i examensbevis, anställningsavtal, arbetsintyg eller andra av universitetet utfärdade beslutsdokument som berör personen själv.

Med verksam person menas en anställd, student, doktorand eller praktikant vid Uppsala universitet och med före detta verksam menas någon som tidigare har varit anställd, student, doktorand eller praktikant vid universitetet.

Grunden för universitetets hantering av personuppgifter i samband med könsbyte, är ett giltigt personbevis från Skatteverket som lämnas in av sökande.

Uppgifter om könsbyte omfattas av sekretess och behöver skyddas. Skyddet gäller såväl handlingar som styrker könsbyte som handlingar som innehåller tidigare personuppgifter.

Allmänna handlingar behöver registreras och bevaras. Endast icke allmänna handlingar raderas.

Uppsala universitet ändrar personuppgifter i examensbevis, anställningsavtal eller andra beslutsdokument som har utfärdats av Uppsala universitet, inte av Högskolan Gotland före fusionen eller av andra lärosäten.

Nedanstående information gäller anställda och praktikanter vid Uppsala universitet. Motsvarande information gällande studenter kommer att publiceras på Studentingången.

Den som behöver information om rutiner för hantering av personuppgifter i samband med könsbyte, kan vända sig eller hänvisas till verksamhetsnära HR-personal (VHR) vid sin institution/avdelning/motsvarande.

Den som i samband med könsbyte behöver ändringar i sina personuppgifter, kan vända sig eller hänvisas till verksamhetsnära HR-personal (VHR) vid sin institution/avdelning/motsvarande.

Den som i samband med könsbyte behöver uppdatera ett befintligt eller tidigare anställningsavtal/arbetsintyg eller andra av universitetet utfärdade beslutsdokument, kan vända sig eller hänvisas till HR-avdelningen.

Personuppgifter om anställda som finns i universitetets system för löne- och personaladministration, PRIMULA, ändras av universitetets HR-avdelning.

Personuppgifter som finns i universitetets katalog- och behörighetssystem, AKKA, ändras av katalogadministratör vid berörd institution/avdelning/motsvarande, med undantag för användaridentitet som vid behov ändras av universitetets IT-avdelning.

Personuppgifter som finns i universitetets generella ledningsinformationssystem, GLIS, ändras av universitetets Planeringsavdelning.

Vid behov av ny användaridentitet tar handläggare vid berörd institution/avdelning/motsvarande kontakt med Servicedesk och ber om möte med handläggare vid IT-avdelningen. Inga personuppgifter eller handlingar om könsbyte, anges i meddelandet till Servicedesk, utan bara att ärendet berör könsbyte.

Passerkortet till universitetets lokaler kommer att fungera som vanligt efter att personuppgifter har ändrats i PRIMULA och AKKA. Uppgifterna på kortet kommer dock inte att automatiskt uppdateras. Den som behöver uppdatera uppgifterna på sitt kort (personnummer och namn), kan vända sig eller hänvisas till intendenturen vid sitt campus.

Uppdatering av personuppgifter i befintliga eller tidigare anställningsavtal, arbetsintyg eller andra av universitetet utfärdade beslutsdokument, görs av HR-avdelningen. Handläggningen behöver ske i ett ärende i W3D3.

Viktigt att beakta
Universitetets handläggning och arkivering av ett ärende behöver enligt lag, vara spårbar och kunna verifieras efterhand. Det finns inget lagstöd att bakdatera ett nytt (uppdaterat) anställningsavtal/arbetsintyg/beslutsdokument som tidigare har utfärdats av universitetet. Det är inte heller möjligt att ange någon annan beslutsfattare än den som fattar beslut om det nya anställningsavtalet/intyget/beslutsdokumentet. Det nya (dvs. uppdaterade) anställningsavtalet/arbetsintyget/beslutsdokumentet behöver vara tydligt med att detta ändrar och ersätter ett tidigare utfärdat anställningsavtal/arbetsintyg/beslutsdokument. Det är också viktigt att ange när det tidigare avtalet/intyget/motsvarande utfärdades, annars blir det svårt att veta vilket anställningsavtal/arbetsintyg eller annat beslutsdokument som ersätts av det nya. Givet så, behöver man inte återlämna det tidigare avtalet/intyget/motsvarande oavsett om det är i pappersform eller digitalt.

I det nya anställningsavtalet/arbetsintyget/beslutsdokumentet anges inte varför uppgifterna har ändrats. Detta är viktigt att beakta med tanke på att uppgifter om könsbyte inte får avslöjas samtidigt som myndighetsbeslut inte omfattas av sekretess.

I de fall en person har bytt juridiskt kön har universitetet att ta hänsyn till personens integritet och rätt till privatliv samt följa gällande regelverk för hanteringen av allmänna handlingar.

Enligt 21 kap. 1 § Offentlighets- och sekretesslagen gäller sekretess för uppgift som rör en enskilds hälsa eller sexualliv, såsom bl. a. uppgifter om könsbyte, om det måste antas att den enskilde eller någon närstående till denne kommer att lida betydande men om uppgiften röjs.

Observera att sekretess inte gäller för uppgift som tas in i ett myndighetsbeslut, varför orsaken till ett nytt examensbevis, intyg eller annat beslutsdokument i samband med könsbyte inte får anges.

Bestämmelser om arkivering finns bl. a. i Arkivlagen, Riksarkivets föreskrifter om gallring av handlingar inom lön- och personaladministrativ verksamhet, samt i offentlighets- och sekretesslagen.

Beträffande allmänna handlingar, finns inget lagstöd för radering/gallring av handlingar med det tidigare personnumret, vilket innebär att allmänna handlingar som berör den tidigare könsidentiteten behöver bevaras även om det går mot viljan hos den som har bytt juridiskt kön.


Sekretessmärkning av allmänna handlingar i diariet och IT-system
Allmänna handlingar finns i universitetets huvuddiarium W3D3 men också i flera av universitetets övriga IT-system. För att beakta 21 kap. 1 § Offentlighets- och sekretesslagen och för att ta hänsyn till individens rätt att leva i sin nya identitet i så stor utsträckning som är möjligt, behöver befintliga allmänna handlingar i W3D3 och övriga IT-system ses över och sekretessmarkering införas. En koppling eller hänvisning till diarienummer/ärende i diariet W3D3 där personnummerbyte handlagts behöver också göras. Detta för att sekretessmarkeringen kan bli begriplig om en begäran om allmän handling blir aktuell.

Observera att en sekretessmarkering bara är en notis om att sekretess kan föreligga. Prövning behöver göras vid varje enskilt utlämnande. Vid behov kan registratorsfunktionen vid juridiska avdelningen hjälpa till med rådgivning, om handlingar begärs ut.


Sekretessmarkering av allmänna handlingar i analoga arkivhandlingar
I Centralarkivet finns personalmatriklar för anställda i de fall pappershandlingar har upprättats. Dessa är sorterade efter personnummer.

Om personens gamla handlingar, exempelvis anställningsbevis eller examensbevis, finns i pappersform i matrikeln, läggs de nya handlingarna in i samma akt. På de gamla handlingarna införs en notering för hand att dessa är makulerade.

På aktmappen noteras det nya personnumret under det gamla, att sekretess kan gälla enligt 21 kap. 1 § Offentlighets- och sekretesslagen, samt hänvisning med diarienummer till ärende i diariet W3D3 där personnummerbyte handlagts.


Allmänna handlingar som hålls ordnade på annat sätt
Av 5 kap. 1 § OSL framgår att handlingar som inte omfattas av sekretess inte behöver registreras om de hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats. Detta innebär att registreringsskyldighet däremot gäller för handlingar som omfattas av sekretess.

En översyn behöver göras av vilka handlingar som finns på enskilda webbsidor, gemensamma arbetsytor, mappar, pärmar etc.

Vid universitetet finns en rutin för begäran om registerutdrag som har funktionalitet för att söka efter personuppgifter och därför kan nyttjas för att hjälpa till att söka efter var personens uppgifter förekommer. Juridiska avdelningen eller dataskyddsombudet kan kontaktas om behov skulle uppstå.

Vad gäller handlingar med det tidigare personnumret som är allmänna (och ”hålls ordnade på annat sätt” än registrering i W3D3 eller övriga IT-system) behöver dessa registreras då de omfattas av sekretess.

I sådant fall kan man upprätta ett samlingsärende i diariet där dessa handlingar läggs, och att ärendet/handlingarna sekretessmarkeras. Därefter görs en koppling eller hänvisning till diarienummer/ärende i diariet W3D3 där personnummerbyte handlagts. Detta för att sekretessmarkeringen ska bli begriplig om en begäran om allmän handling blir aktuell.


Ej allmänna handlingar
Vad gäller ej allmänna handlingar bör samtliga handlingar med det gamla personnumret raderas (digitala handlingar) eller kastas (pappershandlingar). Detta för att uppgiftsminimera och därmed minimera risken att personens tidigare identitet blir känd för obehöriga.

Juridiska avdelningen/registratorsfunktionen kan bistå med rådgivning om osäkerhet uppstår kring vilka av dessa typer av handlingar som är allmänna, samt övrigt gällande vilka som bör raderas/kastas, etc.

FÖLJ UPPSALA UNIVERSITET PÅ

facebook
instagram
youtube
linkedin