Arkivering och gallring
Vad ska arkiveras?
Uppsala universitet är skyldiga att arkivera allmänna handlingar, oavsett medium, från verksamheten. Myndighetens arkiv ska avspegla verksamheten och är enligt arkivlagen en del av det nationella kulturarvet.
Lite allmän fakta om arkivverksamhet
- Ett arkiv är den samlade mängden av allmänna handlingar från en myndighets verksamhet över tid.
- Allmänna handlingar skall bevaras men det finns generella gallringsföreskrifter inom vissa områden som medger gallring av t.ex. personal- och ekonomiadministrativt material.
- Handlingar vid UU finns i många olika former; på papper, i olika elektroniska format, på magnetband och på film.
- Allmänna handlingar finns för att säkerställa informationsbehovet för bl.a. myndigheternas verksamhet. Därför skall de bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser:
- rätten att ta del av allmänna handlingar
- behovet av information för rättskipningen och förvaltningen
- forskningens behov.
- Myndigheternas arkiv är också en del av det nationella kulturarvet.
- Arkivlokaler är särskilda lokaler som skyddar handlingar mot bl.a. obehörig åtkomst, brand, vattenskada, skadlig miljöpåverkan.
Arkivlagen (1990:782)
Arkivlagen säger att alla myndigheters arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser:
- rätten för medborgarna att ta del av allmänna handlingar,
- behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och
- forskningens behov.
Centralarkivet
Vid Uppsala universitets centralarkiv i Segerstedthuset finns handlingar från universitets centrala verksamhet, men även från vissa institutionsarkiv. Utöver dessa arkiv finns det även arkiv från andra verksamheter som har haft koppling till universitetet.
Centralarkivet skapar förutsättningar att samla handlingar från hela universitetet och omfattar ca 15 000 hyllmeter med toppmodern utrustning för driften av lokalen.
Elektronisk arkivering
De handlingar som inkommer och upprättas enbart digitalt och laddas upp i W3D3-diariet, arkiveras också i UUs e-arkiv.
Gallring av handlingar
Vissa allmänna handlingar ska efter en viss tidsperiod eller i samband med specifika faktorer gallras från universitetets arkiv.
All gallring måste dokmenteras, detta kan ni göra via det digitala gallringsprotokollet.
För mer information om arkivering och gallring se Uppsala universitets dokumenthanteringsplan.
Dokumenthanteringsplan och bevarande- och gallringsföreskrifter
Styrdokument för bevarande och gallring av dokument/information vid Uppsala universitet.
E-arkiv
Information om Uppsala universitets e-arkiv
Vid frågor kontakta
E-post: registrator@uu.se
Telefon: 018 – 471 15 00