Rekrytering och anställning

Behovsanalys och kravprofil

En rekrytering bör alltid föregås av en behovsanalys. Det är även viktigt med ett väl underbyggt underlag, i form av en genomarbetad kravprofil.

Behovsanalys och kravprofil

Sökgrupp

• Inför beslut om rekrytering av professor ska sökgrupp utses av områdesnämnden/fakultetsnämnden på förslag från sektionsdekan. I sökgruppen ska ingå representant/er från verksamheten, av vilka en ska vara sammankallande. Även externa representanter ska ingå. Gruppen ska ha jämställd representation av kvinnor och män om det inte finns särskilda skäl för annan sammansättning.
• Sökgruppen ska inför omprövning av en professur lämna underlag till förslag om återbesättning eller annan tänkbar åtgärd.
• Inför beslut om rekrytering ska sökgruppen identifiera och intressera lämpliga kandidater samt vara behjälplig vid sökandet efter sakkunniga.
• Inför beslut om rekrytering av professor ska sökgruppen utgöra ett stöd vid utformning av anställningsprofil.
• Rapport om sökgruppens arbete ska tillsammans med förslag till anställningsprofil utgöra underlag för områdesnämnden/fakultetsnämndens förslag till rektorsbeslut.
  

Initiering om att utse sökgrupp

Vid rekrytering av professor ska följande underlag läggas in i Varbi.

• Förslag på sökgrupp (från sektionsdekan)

VHR skickar information till fakultetshandläggare via Varbi. Om förslaget är korrekt lägger fakultetshandläggare in ärendet till arbetsutskottet för beslut om att utse sökgrupp. Därefter skickar fakultetshandläggare ut uppdraget till sökgruppen. När sökgruppsrapporten (förslag på anställningsprofil, lista över potentiella kandidater, motivering till anställningen, etc.) har inkommit, laddar fakultetshandläggare upp underlagen i Varbi och informerar VHR och prefekt.

Initiering från institution om att inleda rekrytering

När sökgruppsrapporten inkommit tas ärendet upp i institutionsstyrelsen och beslut fattas om att föreslå fakultetsnämnden att inleda rekrytering. Protokoll från institutionsstyrelsen, anhållan från prefekt och förslag på anställningsprofil laddas upp i Varbi. VHR meddelar fakultetshandläggare som tar ärendet vidare.

Varbiguide för lärarrekryteringar inom teknat

I lathund för HR-generalister för lärarrekryteringar inom teknisk-naturvetenskapliga fakulteten beskrivs de olika typerna av rekryterings- och anställningsärenden, och vilka underlag som behövs i de olika fallen.

I manualen beskrivs endast de steg som avviker från Varbimanualen för HR-generalister(centralt dokument). Kom ihåg att alltid ta ut ett diarienummer från W3D3 och koppla det på ärendet i Varbi.

Inledande av rekrytering och annonsering

Arbetsutskottet föreslår fakultetsnämnden att besluta om att inleda rekrytering. Efter att ärendet har tagits på nämnden sker ett samråd med rektor om anställningsprofilen, och sedan beslutar arbetsutskottet på uppdrag av nämnden om att fastställa anställningsprofilen och inleda rekrytering. Därefter publicerar fakultetshandläggare annonsen enligt institutionens önskemål.

Annonsen publiceras av fakultetshandläggare i varbi. Annonsen måste vara publicerad i minst två veckor. Annonsering som kostar betalas av fakulteten men kostnaden behöver godkännas av kanslichef (avstämning görs av fakultetshandläggare).

Annonsering

Förslag och utseende av sakkunniga

• Sakkunnigbedömning om de sökandes skicklighet ska hämtas in, om det inte är uppenbart obehövligt för prövningen av skickligheten.
• De sakkunniga ska både vara vidtalade och ha accepterat uppdraget när förslag skickas till rekrytering-teknat@uu.se.
• Sakkunniga ska vara införstådda att de eventuellt förväntas delta i ett förstamöte samt närvara via zoom vid andramöte i anställningsberedningen.
• Sakkunniga vid rekrytering av professor utses av områdesnämnden/fakultetsnämnden efter förslag från sektionsdekan för den sektion där anställningen är placerad. Sektionsdekanen ska tillse att jävsförhållande ej föreligger.
• Minst två sakkunniga ska utses vid rekrytering av professor.
• Bland de sakkunniga ska finnas minst en kvinna och minst en man om det inte finns synnerliga skäl.
• Samtliga sakkunniga, ska utvärdera samtliga bedömningsgrunder.
  

Att tänka på när förslag på sakkunniga tas fram

Sakkunniga vid rekrytering av professor erhåller en ersättning (arvode) för utfört uppdrag. Det utgör ett personligt arvode och utbetalas till dem i egenskap av fysisk person. Arvodets storlek bestäms utifrån antal ansökningar. Aktuella arvoden finns i fakultetens verksamhetsplan (sista sidan).

Förslag och utseende av ämnesrepresentanter

Utseende av ämnesrepresentanter

Beredningsprocessen

När sakkunnigutlåtandet har inkommit inleds beredningsprocessen, vilket innebär urval, intervjuer och val av kandidat.

Beredningsprocessen för professorer

Förslag till anställning överlämnas till institution

Fakultetshandläggare expedierar ärendet till institution för vidare handläggning och förhandling med kandidaten.

Förhandling med kandidaten

Prefekt genomför förhandling med kandidaten om tilltänkt lön samt tillträdesdatum.

Anställningserbjudande och lönesättning

Anställning av slutkandidat

Institutionen meddelar fakultetshandläggare när förhandlingen är färdig.

Arbetsutskottet föreslår beslut om anställning till rektor. Fakultetshandläggare tar fram anställningsavtal och beslut om anställning. Rektor fattar beslut om anställning och fakultetshandläggare anslår beslutet.

Introduktion av nyanställd

Behovsanalys och kravprofil

En rekrytering bör alltid föregås av en behovsanalys. Det är även viktigt med ett väl underbyggt underlag, i form av en genomarbetad kravprofil.

Behovsanalys och kravprofil

Sökgrupp

• Sökgrupp vid rekrytering av universitetslektor ska utses av institutionsstyrelsen. Gruppen ska ha jämställd representation av kvinnor och män om det inte finns särskilda skäl för annan sammansättning.
• I de fall det inte är klart vilken lärarkategori som ska rekryteras till ett visst ämnesområde kan sökgruppens rapport utgöra underlag för institutionens beslut.
  
• I sökgruppen ska ingå representanter från verksamheten, av vilka en ska vara sammankallande. Även externa representanter kan ingå.
  
• Sökgruppen kan utgöra ett stöd vid utformning av anställningsprofilens bedömningsgrunder för vetenskaplig och pedagogisk skicklighet.
  
• Sökgruppen ska identifiera och intressera lämpliga kandidater nationellt och internationellt, kvinnor såväl som män.
  

VHR kan ge behörighet (läsrättigheter) i Varbi till sökgrupp.

Rapport om sökgruppens arbete ska avges till institutionsstyrelsen. I fall då institutionen önskar möjlighet till direktbefordran i rekryteringen ska sökgruppsrapport med identifierade professorskompetenta kandidater delges AU inför beslut om inledande av rekrytering.

Initiering från institution

Vid rekrytering av universitetslektor ska följande underlag läggas in i Varbi.

• Förslag på anställningsprofil
• Protokollsutdrag från institutionsstyrelsen
• Anhållan från prefekt innehållande en motivering till anställningen
  

När prefekt attesterat rekryteringen skickar VHR information till fakultetshandläggare via Varbi. Om alla underlag är korrekta lägger fakultetshandläggare in ärendet till arbetsutskottet för beslut om att fastställa anställningsprofilen och inleda rekrytering. Därefter publicerar fakultetshandläggare annonsen enligt institutionens önskemål.

Varbiguide för lärarrekryteringar inom teknat

I Lathund för HR-generalister för lärarrekryteringar inom teknisk-naturvetenskapliga fakulteten beskrivs de olika typerna av rekryterings- och anställningsärenden, och vilka underlag som behövs i de olika fallen.

I manualen beskrivs endast de steg som avviker från Varbimanualen för HR-generalister(centralt dokument). Kom ihåg att alltid ta ut ett diarienummer från W3D3 och koppla det på ärendet i Varbi.

Inledande av rekrytering och annonsering

Beslut om inledande av rekrytering och fastställande av anställningsprofil görs av arbetsutskottet efter förslag av institutionsstyrelsen.

Annonsen publiceras av fakultetshandläggare i Varbi. Annonsen måste vara publicerad i minst två veckor. Annonsering som kostar betalas av institutionen.

Annonsering

Förslag och utseende av sakkunniga

• Sakkunnigbedömning om de sökandes skicklighet ska hämtas in
  
• De sakkunniga ska både vara vidtalade och ha accepterat uppdraget när förslag skickas till rekrytering@teknat.uu.se.
• Sakkunniga ska vara införstådda att de eventuellt förväntas delta i ett förstamöte samt närvara via zoom vid andramöte i anställningsberedningen.
• Områdesnämnden/fakultetsnämnden har delegerat till sektionsdekan för den sektion där anställningen är placerad att efter förslag från prefekt utse sakkunniga. Prefekten ska tillse att jävsförhållande ej föreligger.
• Minst två sakkunniga ska utses vid rekrytering av universitetslektor.
• Bland de sakkunniga ska finnas minst en kvinna och minst en man om det inte finns synnerliga skäl för annan sammansättning.
• Samtliga sakkunniga ska utvärdera samtliga bedömningsgrunder.
  

Att tänka på när förslag på sakkunniga tas fram

Förslag och utseende av ämnesrepresentanter

Utseende av ämnesrepresentanter

Beredningsprocessen

När sakkunnigutlåtandet har inkommit inleds beredningsprocessen, vilket innebär urval, intervjuer och val av kandidat.

Beredningsprocessen för universitetslektor

Förslag till anställning överlämnas till institution

Fakultetshandläggare expedierar ärendet till institution för vidare handläggning och beslut.

Förhandling med kandidaten

Anställningserbjudande och lönesättning

Anställning av slutkandidat

Beslut om anställning och anställningsavtal

Introduktion av nyanställd

Behovsanalys och kravprofil

En rekrytering bör alltid föregås av en behovsanalys. Det är även viktigt med ett väl underbyggt underlag, i form av en genomarbetad kravprofil.

Behovsanalys och kravprofil

Sökgrupp

• Sökgrupp vid rekrytering av universitetslektor ska utses av institutionsstyrelsen. Gruppen ska ha jämställd representation av kvinnor och män om det inte finns särskilda skäl för annan sammansättning.
• I de fall det inte är klart vilken lärarkategori som ska rekryteras till ett visst ämnesområde kan sökgruppens rapport utgöra underlag för institutionens beslut.
• I sökgruppen ska ingå representanter från verksamheten, av vilka en ska vara sammankallande. Även externa representanter kan ingå.
• Sökgruppen kan utgöra ett stöd vid utformning av anställningsprofilens bedömningsgrunder för vetenskaplig och pedagogisk skicklighet.
• Sökgruppen ska identifiera och intressera lämpliga kandidater nationellt och internationellt, kvinnor såväl som män.
  

VHR kan ge behörighet (läsrättigheter) i Varbi till sökgrupp.

Rapport om sökgruppens arbete ska avges till institutionsstyrelsen.

Initiering från institution

Vid rekrytering av biträdande universitetslektor ska följande underlag läggas in i Varbi.

• Förslag på anställningsprofil
  
• Protokollsutdrag från institutionsstyrelsen
  
• Anhållan från prefekt innehållande en motivering till anställningen

När prefekt attesterat rekryteringen skickar VHR information till fakultetshandläggare via Varbi. Om alla underlag är korrekta lägger fakultetshandläggare in ärendet till arbetsutskottet för beslut om att fastställa anställningsprofilen och inleda rekrytering. Därefter publicerar fakultetshandläggare annonsen enligt institutionens önskemål.

Varbiguide för lärarrekryteringar inom teknat

I Lathund för HR-generalister för lärarrekryteringar inom teknisk-naturvetenskapliga fakulteten beskrivs de olika typerna av rekryterings- och anställningsärenden, och vilka underlag som behövs i de olika fallen.

I manualen beskrivs endast de steg som avviker från Varbimanualen för HR-generalister(centralt dokument). Kom ihåg att alltid ta ut ett diarienummer från W3D3 och koppla det till ärendet i Varbi.

Inledande av rekrytering och annonsering

Beslut om inledande av rekrytering och fastställande av anställningsprofil görs av arbetsutskottet efter förslag av institutionsstyrelsen.

Annonsen publiceras av fakultetshandläggare i Varbi. Annonsen ska i normalfallet vara publicerad i minst sex veckor. Annonsering som kostar betalas av institutionen.

Annonsering

Förslag och utseende av sakkunniga

• Sakkunnigbedömning om de sökandes skicklighet ska hämtas in, om det inte är uppenbart obehövligt för prövningen av skickligheten.
  
• De sakkunniga ska både vara vidtalade och ha accepterat uppdraget när förslag skickas till rekrytering@teknat.uu.se.
• Sakkunniga ska vara införstådda att de eventuellt förväntas delta i ett förstamöte samt närvara via zoom vid andramöte i anställningsberedningen.
• Områdesnämnden/fakultetsnämnden har delegerat till sektionsdekan för den sektion där anställningen är placerad att efter förslag från prefekt utse sakkunniga. Prefekten ska tillse att jävsförhållande ej föreligger.
• Minst två sakkunniga ska utses vid rekrytering av universitetslektor.
• Bland de sakkunniga ska finnas minst en kvinna och minst en man om det inte finns synnerliga skäl för annan sammansättning.
• Samtliga sakkunniga ska utvärdera samtliga bedömningsgrunder.
  

Att tänka på när förslag på sakkunniga tas fram

Förslag och utseende av ämnesrepresentanter

Utseende av ämnesrepresentanter

Beredningsprocessen

När sakkunnigutlåtandet har inkommit inleds beredningsprocessen, vilket innebär urval, intervjuer och val av kandidat.

Beredningsprocessen för biträdande universitetslektor

Förslag till anställning överlämnas till institution

Fakultetshandläggare expedierar ärendet till institution för vidare handläggning och beslut.

Förhandling med kandidaten

Anställningserbjudande och lönesättning

Anställning av slutkandidat

Beslut om anställning och anställningsavtal

Introduktion av nyanställd

Rekrytering av universitetsadjunkt (tillsvidare)

Handläggning av ärenden rörande anställning av universitetsadjunkt sker vid den institution där anställningen är placerad. Vid rekrytering av universitetsadjunkt (tillsvidare) ska följande underlag läggas in i Varbi.

• Förslag på anställningsprofil
• Protokollsutdrag från institutionsstyrelsen
• Anhållan från prefekt innehållande en motivering till anställningen

När prefekt attesterat rekryteringen skickar VHR information till fakultetshandläggare via Varbi. Om alla underlag är korrekta lägger fakultetshandläggare in ärendet till arbetsutskottet för beslut om att fastställa anställningsprofilen och inleda rekrytering. VHR publicerar annonsen och rekryteringsprocessen handläggs därefter på institutionsnivå.

Varbiguide för lärarrekryteringar inom teknat

I Lathund för HR-generalister för lärarrekryteringar inom teknisk-naturvetenskapliga fakulteten beskrivs de olika typerna av rekryterings- och anställningsärenden, och vilka underlag som behövs i de olika fallen.

I manualen beskrivs endast de steg som avviker från Varbimanualen för HR-generalister(centralt dokument). Kom ihåg att alltid ta ut ett diarienummer från W3D3 och koppla det till ärendet i Varbi.

Förslag och utseende av sakkunniga (om sakkunnigprövning är aktuell)

• En eller flera sakkunniga kan utses vid rekrytering av universitetsadjunkt. Sakkunniga ska i så fall utses av prefekten vid institutionen där anställningen är placerad.
• Om fler är en sakkunnig utses ska bland de sakkunniga finnas minst en kvinna och minst en man om det inte finns synnerliga skäl för annan sammansättning.
  
• Prefekten ska tillse att jävsförhållande ej föreligger.
• Vilka bedömningsgrunder som de sakkunniga ska utvärdera beslutas av prefekten.

Att tänka på när förslag på sakkunniga tas fram

Syftet med anställning av adjungerad professor är att ge möjlighet att i forskning och undervisning engagera kvalificerade personer som har sin huvudsakliga yrkesverksamhet utanför högskolan, i näringslivet och i samhällslivet i övrigt.

Anställningen som adjungerad professor:

• ska ha sin grund i fakultetens behov
• är personlig och utlyses inte
• kan inte kombineras med annan anställning vid Uppsala universitet
• kan innehas i max 12 år (HF)

Initiering från institution

I handläggningsordningen framgår de olika stegen i processen för att anställa en adjungerad professor.

Handläggningsordning för adjungerad professor

Inför anställning av adjungerad professor ska ett förslag på avtal med huvudarbetsgivaren tas fram. Riktlinjer vid ingående av avtal avseende adjungerad professor. Institutionen ansvarar för att förslaget stäms av med juridiska avdelningen innan avtalet laddas upp i Varbi och skickas till fakultetshandläggare. Om juridiska avdelningen har synpunkter, ska dessa biläggas till ärendet.

Varbiguide för lärarrekryteringar inom teknat

I lathund för HR-generalister för lärarrekryteringar inom teknisk-naturvetenskapliga fakulteten beskrivs de olika typerna av rekryterings- och anställningsärenden, och vilka underlag som behövs i de olika fallen.

I manualen beskrivs endast de steg som avviker från Varbimanualen för HR-generalister(centralt dokument). Kom ihåg att alltid ta ut ett diarienummer från W3D3 och koppla det på ärendet i Varbi.

Syftet med anställning som adjungerad lärare är att tillfälligt tillföra värdefull kompetens till universitetet eller att stärka anknytningen till näringsliv eller omgivande samhälle.

En adjungerad lärare ska ha sin huvudsakliga verksamhet utanför högskoleväsendet. För närvarande är omfattningen på en sådan anställning normalt ca 20 procent av en heltidsanställning. Det kan i vissa fall bli aktuellt med en högre omfattning, dock högst 49 procent.

En adjungerad universitetslektor anställs med stöd av kollektivavtal för max två år i taget.En adjungerad universitetslektor anställs med stöd av kollektivavtal för max två år i taget. Avtalsmall för adjungerade lärare.

VHR registrerar ärendet i Varbi och prefekt attesterar. När prefekt attesterat ärendet skickar VHR information till fakultetshandläggare via Varbi. Om alla underlag är korrekta och sakkunnigprövning ej är aktuell lägger fakultetshandläggare in ärendet till arbetsutskottet för beslut. Om AU tillstyrker anställningen handläggs ärendet vidare på institutionsnivå. Vid sakkunnigprövning hanteras ärendet av anställningsberedningen.

Följande handlingar ska läggas in i Varbi:

• Anhållan från prefekt innehållande motivering till anställning samt finansiering. Ifall sakkunnigprövning bedöms som uppenbart obehövligt ska det tydligt motiveras, i annat fall ska förslag på sakkunniga bifogas.
• Protokollsutdrag från institutionsstyrelsen
• Ansökningshandlingar (CV etc.) registreras som en manuell ansökan
• Utkast på trepartsavtal (ska ha stämts av med juridiska avdelningen, juravd@uu.se).
  

Varbiguide för lärarrekryteringar inom teknat

I lathund för HR-generalister för lärarrekryteringar inom teknisk-naturvetenskapliga fakulteten beskrivs de olika typerna av rekryterings- och anställningsärenden, och vilka underlag som behövs i de olika fallen.

I manualen beskrivs endast de steg som avviker från Kom ihåg att alltid ta ut ett diarienummer från W3D3 och koppla det på ärendet i Varbi.

Syftet med anställning som adjungerad lärare är att tillfälligt tillföra värdefull kompetens till universitetet eller att stärka anknytningen till näringsliv eller omgivande samhälle.

En adjungerad lärare ska ha sin huvudsakliga verksamhet utanför högskoleväsendet. För närvarande är omfattningen på en sådan anställning normalt ca 20 procent av en heltidsanställning. Det kan i vissa fall bli aktuellt med en högre omfattning, dock högst 49 procent.

En adjungerad universitetsadjunkt anställs med stöd av kollektivavtal för max två år i taget. En adjungerad universitetslektor anställs med stöd av kollektivavtal för max två år i taget. Avtalsmall för adjungerade lärare.

VHR registrerar ärendet i Varbi och prefekt attesterar. När prefekt attesterat ärendet skickar VHR information till fakultetshandläggare via Varbi. Om alla underlag är korrekta lägger fakultetshandläggare in ärendet till arbetsutskottet för beslut. Om AU tillstyrker anställningen handläggs ärendet vidare på institutionsnivå.

Följande handlingar ska läggas in i Varbi:

• Anhållan från prefekt innehållande motivering till anställning samt finansiering
• Protokollsutdrag från institutionsstyrelsen
• Ansökningshandlingar (CV etc.) registreras som en manuell ansökan
• Utkast på trepartsavtal (ska ha stämts av med juridiska avdelningen, juravd@uu.se).
  

Varbiguide för lärarrekryteringar inom teknat

I lathund för HR-generalister för lärarrekryteringar inom teknisk-naturvetenskapliga fakulteten beskrivs de olika typerna av rekryterings- och anställningsärenden, och vilka underlag som behövs i de olika fallen.

I manualen beskrivs endast de steg som avviker från Varbimanualen för HR-generalister. Kom ihåg att alltid ta ut ett diarienummer från W3D3 och koppla det på ärendet i Varbi.

Syftet med anställning av gästprofessor är att ge möjlighet att i forskning och undervisning engagera kvalificerade personer som har sin huvudsakliga verksamhet vid annat lärosäte.

Anställningen som gästprofessor

• ska ha sin grund i fakultetens behov
• är personlig och utlyses inte
• kan inte kombineras med annan anställning vid Uppsala universitet
• kan innehas i max fem år (enligt högskoleförordningen)

Initiering från institution

I handläggningsordningen framgår de olika stegen i processen för att anställa en gästprofessor. Använd checklistan inför anhållan om anställning av gästprofessor.

Handläggningsordning för gästprofessor

Checklista

Varbiguide för lärarrekryteringar inom teknat

I lathund för HR-generalister för lärarrekryteringar inom teknisk-naturvetenskapliga fakulteten beskrivs de olika typerna av rekryterings- och anställningsärenden, och vilka underlag som behövs i de olika fallen.

I manualen beskrivs endast de steg som avviker från Varbimanualen för HR-generalister. Kom ihåg att alltid ta ut ett diarienummer från W3D3 och koppla det på ärendet i Varbi.

Huvudregeln är att lärare vid Uppsala universitet anställs tillsvidare i konkurrens och efter sakkunnigbedömning. Undantag finns angivna i Lagen om anställningsskydd (LAS), Högskoleförordningen (HF), Anställningsordning för Uppsala universitet (AO) och i kollektivavtal. Personer som erhåller extern forskningsfinansiering och som inte innehar läraranställning anställs normalt som forskare, utan föregående utlysning.

I vissa undantagsfall kan det finnas skäl att frångå huvudregeln och anställa en person på läraranställning utan föregående utlysning med anledning av erhållet forskningsanslag. Sådant undantag från huvudregeln kan enbart ske efter prövning mot gällande regelverk och i enlighet med den universitetsgemensamma rutinen Anställning som lärare av personer som beviljats vissa externa forskningsanslag.

Handläggning av ärenden rörande anställning av tidsbegränsad universitetslektor och universitetsadjunkt sker vid den institution där anställningen är placerad. Anhållan behövs inte och ärendet hanteras som en TA-anställning i Varbi.