Resultat från miljörevision

Handlingsplan, ansvarsfördelning och rutiner

Enligt 9 § i förordning (2009:907) ska myndigheten ha en handlingsplan där resurser, tillvägagångssätt och tidsramar för att uppnå miljömålen framgår. Enligt 10 § ska ansvarsfördelningen i miljöarbetet vara tydligt angiven.

Miljöplanen 2025 saknar tydlig information om vilka resurser som krävs, vem som ansvarar för att genomföra aktiviteterna, och inom vilken tidsram detta ska ske. Det finns heller ingen konkret beskrivning av hur ansvaret ska utövas lokalt, vilket gör det svårt att tillämpa miljöplanen praktiskt i verksamheten.

Förbättringsmöjligheter

• Tydliggör resurser, ansvar och tidsramar för aktiviteter i miljöplanen, så att den kan fungera som ett operativt styrdokument
• Utveckla en konkret beskrivning av lokalt ansvar, inklusive vad som förväntas av prefekter/motsvarande i genomförandet av miljöplanens mål.
• Stärk tillgången till praktiskt stöd, till exempel genom att lyfta fram befintligt material som checklistor och skapa tydliga kontaktvägar mellan miljöombud och universitetsövergripande ledning, för att främja samverkan, uppföljning och förståelse för respektive roll i miljöledningssystemet.
• Förtydliga avfallssorteringen på campus Ekonomikum med hjälp av tydliggörande planscher vid miljöstationerna. Planscherna kan förslagsvis redogöra i bilder för de 3 vanligaste sorternas avfall för varje fraktion, samt ha en QR-kod som hänvisar till Uppsala Vattens sorteringsguide.

Verktyg för miljöanpassning

Enligt 14 § i förordning (2009:907) ska myndigheten genom information och utbildning fortlöpande utveckla personalens kompetens och medvetenhet om miljöhänsyn i det egna arbetet.

I universitetets laglista anges att uppföljning av kravet gällande miljöledningssystem ska ske genom årliga interna miljörevisioner. Uppföljningen ska då även ske genom förfrågan till verksamheten via dokumentet ”Underlag för årsredovisning för och övrig uppföljning av föregående år”. Vid revisionen framkom att ingen inom verksamheten verkade ha någon kännedom kring detta dokument. Detta visar på brister i förmedling av information till personalen.

Förbättringsmöjligheter

• Följ upp att insatserna som anges i laglistan faktiskt genomförs i praktiken, särskilt där de är kopplade till lagkrav.
• Säkerställ att nämnda dokument i laglistan finns tillgängliga och är kända av berörda funktioner.

Årlig uppföljning

Enligt kravet enligt 18 § ska universitetet årligen gå igenom miljöledningssystemet och följa upp resultatet av miljöarbetet så att det framgår hur väl miljöpolicyn har följts och målen har uppnåtts.

Den fastställda rutinen för återrapportering från institutionerna (UFV 2017/2013) har inte tillämpats, återrapporteringen har enligt uppgift uteblivit, då de frågor som utgör underlaget för rapporteringen inte skickats ut. Dessutom innehåller universitetets årsredovisning 2024 ingen återkoppling på miljömålens måltal eller nyckeltal, vilket försvårar bedömning av måluppfyllelse.

Förbättringsmöjligheter

• Säkerställ att den fastställda rutinen för återrapportering från institutioner tillämpas årligen, genom att miljöchefen ansvarar för att skicka ut frågeunderlaget i god tid inför årsredovisningen.
• Etablera en struktur för att systematiskt följa upp miljömålens måltal och/eller nyckeltal och inkludera resultatet i universitetets årsredovisning, så att måluppfyllelse kan bedömas.
• Tydliggör hur återkoppling från institutioner ska samlas in, analyseras och spridas, både till ledning och institutioner/motsvarande, för att stärka lokalt engagemang och öka förståelsen för miljöarbetets syfte och resultat. Undersök även möjligheten att integrera miljöstatistik i exempelvis GLIS eller liknande system för att göra uppföljningen mer lättillgänglig och meningsfull på lokal nivå.

Miljöpolicy och miljömål

Miljöplanen 2025 upplevs som svåröverskådlig på grund av bristande struktur och icke definierade begrepp som måltal och nyckeltal. Detta försvårar förståelse, uppföljning och lokal tillämpning.

Miljöarbetet kring tjänsteresor hos institutionerna går långsamt. Vid revisionen framkom att endast en institution [från höstens revision] beskrev årligen framtagande av statistik, medan övriga institutioner planerar att börja ta fram statistik för 2025.

Kaffesump hanteras i majoriteten av fallen som brännbart avfall eftersom de plastpåsar som används vid insamling förhindrar att avfallet kan gå till biogasproduktion. Detta innebär förlust av en resurs som annars skulle kunna bidra till universitetets långsiktiga strategier för minskad klimatpåverkan och förbättrad resursanvändning, beskrivet i målet Fastigheter i miljöplanen.

Förbättringsmöjligheter

• De indirekta miljöaspekterna, utbildning, forskning och samverkan, är identifierade som betydande i miljöutredningen och i universitetets strategiska styrdokument. Dock omfattas de ännu inte av mätbara mål i miljöplanen, vilket begränsar möjligheten till systematisk uppföljning.
• Flera institutioner uttrycker behov av tydligare vägledning för att förstå vilka miljömål som är relevanta för deras verksamhet och hur de bör omsättas i praktiken. En tydligare koppling mellan universitetets övergripande mål och det praktiska arbetet på institutionerna kan göra det lättare att genomföra miljöarbetet i hela organisationen.
• Se över struktur och begreppsanvändning i miljöplanen för att skapa en tydligare koppling mellan och definition av mål, måltal, nyckeltal och aktiviteter. En enhetlig systematik, numrering och tydlig ansvarsfördelning kan underlätta kommunikation, uppföljning och lokal förankring.
• Kopplingen mellan satta mål och Agenda 2030 och de nationella miljökvalitetsmålen finns i miljöplan 2025 och policyn, men skulle kunna tydliggöras.
• Resestatistik kan distribueras löpande till institutionerna, utan att dessa behöver efterfråga uppgifterna. Detta skulle underlätta uppföljning av miljömål kopplade till resor och bidra till ökad transparens i miljöarbetet.
• Tydliggör definitionen av tjänsteresa i rutinerna för att underlätta uppföljning och rapportering.
• Förtydliga avfallssorteringen på campus med hjälp av tydliggörande planscher vid miljöstationerna. Planscherna kan förslagsvis redogöra i bilder för de 3 vanligaste sorternas avfall för varje fraktion, samt ha en QR-kod som hänvisar till Uppsala Vattens sorteringsguide.
• Stärk det lokala stödet för återbruk på respektive campus. Kunskapsdelning mellan campus gällande metoder och tänk kan också vara fördelaktigt.
• Inkludera en punkt om AI i nästa miljöplan, med fokus på teknikens klimatpåverkan och potential för energieffektivisering.

Miljöanpassad upphandling

Resor till Campus Gotland kan inte bokas via upphandlad resebyrå, vilket försvårar statistikinsamling. Förbättring krävs för att säkerställa att alla inköp och tjänster omfattas av miljöanpassade avtal.

Förbättringsmöjligheter

• Ta fram avtal för tjänster för att exempelvis laga eller byta klädsel på möbler. I dagsläget finns inget sådant alternativ vilket gör det kostsamt och mindre lättillgängligt. Intresset för detta finns dock hos institutionerna/motsvarande.
• Stärk det lokala stödet för återbruk på campusområdet Engelska parken. Kunskapsdelning mellan campus gällande metoder och tänk kan också vara fördelaktigt.
• Se över om miljöegenskaper enklare kan identifieras och jämföras mellan produkter, särskilt inom elektronik, i inköpssystemet Proceedo, och om användarstöd eller systemförbättringar kan bidra till detta.
• Se över möjligheten att öka flexibiliteten i hanteringen av IT-utrustning genom att möjliggöra längre användning och bättre stöd för återbruk och reparation, samtidigt som funktionalitet och säkerhet säkerställs.
• Synliggör miljöstatistik på individ- och institutionsnivå i olika system, exempelvis CO2 utsläppet för respektive för olika resealternativ i Lingmerths självbokningssystem.
• Se över om beställning av resor med lokaltrafik kan förenklas.

Verktyg för miljöanpassning

I universitetets laglista anges även att utbildning av hantering av miljöfrågor är en del i uppfyllandet av miljöbalkens krav. Vid revisionen uppgav miljöombuden att de inte hade kännedom om eller deltagit i någon sådan utbildning. En del prefekter respektive chefer angav att det delvis togs upp under prefekt/chefsutbildningen.

Revisionen har inte omfattat en granskning av ansvarig funktion för laglistan, varför observationen inte kan fastställas som en avvikelse, men den tyder på att detta verktyg i nuläget inte är implementerat i praktiken.

Förbättringsmöjligheter

• Säkerställ att utbildning i hantering av miljöfrågor finns tillgänglig och är känd av berörda funktioner såsom miljöombud och chefer.

Årlig uppföljning

Prefekter och miljöombud uppgav vid revisionstillfället [HT25] att de ej mottagit uppföljningsformuläret. Den centrala miljöfunktionen för universitetet ska dock ha skickat ut formuläret den 14e oktober. Det är ej tydligt i miljöplanen exakt när insamlingen ska ske, vilket riskerar att försena uppföljningen av målen. Tidplan och ansvar behöver tydliggöras för att säkerställa årlig uppföljning av verksamheten på institutionerna/motsvarande.

Förbättringsmöjligheter

• Säkerställ att den fastställda rutinen för återrapportering från institutioner tillämpas årligen, ex genom att miljöfunktionen ansvarar för att skicka ut frågeunderlaget i god tid inför miljöledningsredovisningen. Det bör även gå ut tydlig information om när underlaget har skickats samt deadline för återrapporteringen.
• Etablera en struktur för att systematiskt följa upp miljömålens måltal och/eller nyckeltal och inkludera resultatet i universitets årsredovisning, så att måluppfyllelse kan bedömas.
• Tydliggör hur återkoppling från institutioner ska samlas in, analyseras och spridas, både till ledning och institutioner/motsvarande, för att stärka lokalt engagemang och öka förståelsen för miljöarbetets syfte och resultat.