Manual för examinator
Här läser du hur du hanterar en digital individuell studieplan (ISP) som examinator vid Vetenskapsområdet för medicin och farmaci.
Observera att informationen gäller Vetenskapsområdet för medicin och farmaci och inte andra vetenskapsområden på Uppsala universitet.
Uppdateringar
2025-04-12
- Under rubriken "Antagen till" i fliken "Grunduppgifter" så kan doktorand och handledare nu lägga in information om "Lärosätets resurser", tidigare var denna panel låst till ISP-administratör.
2025-03-12
- Ny rubrik - "Lärosätets resurser", i fliken "Grunduppgifter" under "Antagen till".
2025-02-26
- Nya sida - "Överblick och reflektioner" ger en sammanställning över vissa delar av doktorandens individuella studieplan.
- Ladda ner PDF - nu går det att välja om all information i en individuell studieplan ska tas med när den skrivs ut som PDF, eller om man bara vill ha information från vissa flikar.
Observera att ovan uppdateringar inkluderar fler manualer än bara den här. En del uppdateringar kan alltså gälla instruktioner du inte hittar på den här sidan.
Tillgång till ISP i Ladok
För att få tillgång till ISP i Ladok behöver du ha ett användarkonto vid Uppsala universitet och rätt behörighet till ISP i Ladok. Om du inte har det så kontakta den institution som din doktorand är registrerad på.
Logga in i Ladok
Mina doktorander
På startsidan i Ladok finns fliken “Mina doktorander (ISP)”. Här finns en lista med de doktorander som du är huvudhandledare, granskare eller beslutsfattare för och som du är kopplad till i Ladok (1). (Om du saknar denna flik, kontakta administrationen på den institution där din doktorand är registrerad).
Klicka på doktorandens personnummer för att komma till dennes ISP. Länken fungerar som en genväg till din doktorand även när du inte har en aktuell arbetsuppgift i dennes ISP.
Som examinator är du enbart inblandad när det gäller årlig uppföljning av ISP.
- Vid årlig uppföljning utan större revideringar är du som examinator beslutsfattare och fastställer ISP.
- Vid årlig uppföljning med större revideringar skickar du som examinator efter granskning vidare ISP till forskarutbildningsansvarig.
Aviseringar
I Ladok finns en automatisk aviseringsfunktion för ISP. När ISP nått ett steg i arbetsflödet där du har en uppgift att utföra (skriva, godkänna, fastställa) så visas en avisering i fliken ”Mina doktorander (ISP)” på startsidan i Ladok (2) och ett aviseringsmail går också ut till den e-postadress du har inlagd i Ladok. I aviseringen i "Mina doktorander (ISP)" (2) kan du se din aktuella arbetsuppgift och genom att klicka på den blå länken med arbetsuppgiften kommer du direkt till doktorandens ISP.
Doktorandens ISP i Ladok
När du går in i doktorandens ISP så hamnar du i fliken ”Arbetsflöde”. På denna sida godkänner/fastställer du ISP efter att du redigerat eller granskat den alternativt skickar tillbaka den till doktorand om korrigeringar krävs.
1. I flikarna från “Grunduppgifter” och nedåt fylls innehållet i ISP i. Fliken ”Tidplan” är en sammanfattning av information från övriga flikar.
2. ”Utförda arbetsuppgifter” visar vad som gjorts och vem som har godkänt tidigare steg i ISP.
3. ”Aktuell arbetsuppgift” är det steg där ISP befinner sig just nu och där signering och godkännande sker. Där finns också en arbetsbeskrivning med instruktioner om vad du behöver göra i ditt steg.
4. I ”Kommande arbetsuppgifter” finns kommande steg i ISP-flödet.
5. I ”Fastställda versioner” finns tidigare versioner av digital ISP som fastställts i Ladok.
Den årliga uppföljningen genomförs av doktoranden och handledaren i samråd med examinatorn. Som examinator ska du ta del av dokumentationen i ISP. Det är framför allt delarna ”Handledarsamtal”, ”Avhandlingsarbete” och ”Överblick och reflektioner” som är relevanta för den årliga uppföljningen.
Granska innehållet i ISP
På ISP:S första sida, i fliken ”Arbetsflöde”, finns instruktioner om vilka delar av ISP du behöver granska innan du godkänner/fastställer ISP.
Titta framför allt i flikarna "Tidplan" och "Överblick och reflektioner" som ger en sammanfattning av doktorandens planerade utbildning samt progression.
Beskrivning av arbetsuppgiften och instruktioner om vad som ska granskas finns under rubriken ”Aktuell arbetsuppgift” i Ladok.
Godkänn/fastställ ISP
När innehållet i ISP är granskat så ska ISP godkännas alternativt fastställas eller skickas tillbaka till doktorand för komplettering.
- Klicka på aktuell knapp under rubriken ”Aktuell arbetsuppgift”.
Om du väljer att godkänna/fastställa version så innebär det att du signerar ISP och den skickas vidare till nästa steg i ISP-flödet.
Årlig uppföljning
Den årliga uppföljningen genomförs av doktoranden och handledaren i samråd med examinatorn. Som examinator ska du ta del av dokumentationen i ISP.
När den årliga uppföljningen är avklarad godkänner huvudhandledaren studieplanen som då skickas vidare till dig som examinatorn. Huvudhandledaren ska informera dig om ISP är oförändrad och kan fastställas av dig, eller om ISP innehåller betydande revideringar som först ska godkännas av dig och sedan skickas vidare till ansvarig för utbildning på forskarnivå. Informationen finns under rubriken "Utförda arbetsuppgifter" i kolumnen "Meddelande".
Om uppföljningen ser bra ut och inga större revideringar gjorts ska du fastställa ISP (”Fastställ årlig uppföljning (ej betydande revision)”).
Om uppföljningen ser bra ut och större revideringar har gjorts ska ISP godkännas och skickas vidare till ansvarig för utbildning på forskarnivå (”Godkänn årlig uppföljning. Skicka till ansvarig på forskarnivå”).
Om du inte godkänner uppföljningen på grund av brister i dokumentationen skickar du tillbaka den till doktoranden (och handledaren). Du ska då skriva en kommentar om vilka åtgärder som ska behövs i den meddelanderuta som kommer upp när ISP ska skickas vidare i systemet.
Vid eventuella problem som inte kan lösas i den här konstellationen är det viktigt att du kontaktar den ansvariga för utbildning på forskarnivå för vidare hantering.
ISP-super user
Vid varje institution finns en person med behörigheten ISP-super user. En super user kan läsa och hantera ISP för alla doktorander på institutionen. Om en ISP fastnar någonstans i flödet, t ex om en granskare är frånvarande under beslutsprocessen, så kan super user gå in och skicka ISP framåt eller bakåt.
Särskilt relevanta flikar för examinatorer
Handledarsamtal
Välj ”Typ av samtal”, fyll i datum och deltagare.
Årlig uppföljning
Minst en gång per år ska ISP följas upp och vid behov revideras. Den årliga uppföljningen genomförs av doktoranden och handledaren i samråd med examinatorn. Den årliga uppföljningen dokumenteras som ”Årligt uppföljningssamtal”.
I “Anteckning” ska handledaren och doktoranden utvärdera och dokumentera hur samarbetet har fungerat det gångna året. Vad har fungerat bra? Vad har inte fungerat? Finns det förslag till förändringar? Övriga synpunkter.
Se även ”Överblick och reflektioner” angående årlig uppföljning.
Avhandlingsarbete
Hur man arbetar med fliken ”Avhandlingsarbete” är upp till respektive institution. Nedan beskrivs olika möjligheter.
Sammanfattning (1)
Här anges avhandlingens preliminära titel samt grundläggande information om denna. Forskningsplanen ska laddas upp här (pdf).
Informationen som läggs in under fliken ”Avhandlingsarbete” kan vara underlag vid årlig uppföljning.
Planering och uppföljning (2)
I denna panel kan planering och uppföljning av aktiviteter kopplade till avhandlingsarbetet i stort läggas in, till exempel arbetet med utformning av själva kappan.
Del av avhandlingsarbete (3)
Här kan delar av avhandlingsarbetet läggas in, planeras och följas upp. Det kan till exempel vara en artikel i en sammanläggningsavhandling eller ett kapitel (välj ”Övrigt”) i en monografi. Varje delarbete får en undersida och en underrubrik, ”Planering och uppföljning”, där mer detaljerad uppföljning kan ske halvårsvis.
Rapportera och stäm av vad som är gjort från föregående år i de olika delarna av ”Avhandlingsarbete” och planera framåt för kommande år.
Etiska tillstånd (4)
Här kan etiska tillstånd för avhandlingsarbetet laddas upp.
Kurser och konferenser
Kurser, konferenser och andra poänggivande aktiviteter på forskarnivå rapporteras in i Ladok och förs automatiskt över till doktorandens ISP under rubriken ”Osorterade attesterade resultat” (gulmarkerade rader). Aktiviteterna får sedan sorteras ner under rätt rubrik.
Inrapporterade resultat på forskarnivå innan 2018 som finns under "Andra resultat" i doktorandens översikt i Ladok förs inte automatiskt över till doktorandens ISP.
Osorterade attesterade resultat (1)
Attesterade resultat på forskarnivå i Ladok läses automatiskt in till Ladok ISP och hamnar här. Resultaten ska sorteras ned under rätt rubrik (2, 3, 5,6).
Valbara kurser (3)
Här dokumenteras planerade och genomförda valbara kurser.
Tillgodoräknanden (4)
Kurser som har genomförts på andra lärosäten kan tillgodoräknas och tillgodoräknanden som rapporterats in i Ladok visas här.
Konferenser (5) och Seminarier och övriga aktiviteter (6)
Här dokumenteras planerade och genomförda konferenser, seminarier och övriga aktiviteter som är poänggivande.
Ej poänggivande aktiviteter (7)
Här kan planerade och genomförda konferenser, seminarier samt övriga aktiviteter in som inte ger poäng i forskarutbildningen dokumenteras.
Tidplan
I tidplanen sammanfattas automatiskt den information som skrivits in i de övriga flikarna i ISP. Syftet är att ge granskare och beslutsfattare en översikt över doktorandens planering framåt. I denna flik fylls alltså inga nya uppgifter i.
Under Tidplan syns även en översikt bakåt i tiden.
Överblick och reflektioner
Denna sida ger en översikt över centrala delar av doktorandens individuella studieplan per kalenderhalvår.
Planerade aktiviteter anges inom parentes. Om både planerade och genomförda aktiviteter finns för samma halvår, visas den genomförda aktiviteten först, följt av den planerade inom parentes.
100 % studieaktivitet motsvarar ett kalenderhalvår av heltidsstudier, vilket innebär att fyra års heltidsstudier ger en total studieaktivitet på 800 %.
Här finns möjlighet att lägga in reflektioner över doktorandens progression i olika skeden av forskarutbildningen. Detta kan till exempel vara uppnådda delmål, eventuella hinder och planering av framtida steg.
Vid den årliga uppföljningen ska doktoranden och handledareen kort sammanfatta året som gått under rubriken ”Reflektion” och även kommentera planeringen framåt i tiden. Här ska även avvikelser från det planerade arbetet dokumenteras och vid stora avvikelser ska ISP revideras.
Den årliga uppföljningen genomförs i samråd med examinatorn. Examinatorn ska ta del av dokumentationen i ISP.
Se även ”Handledarsamtal” angående årlig uppföljning.