Rutin för inköp av kemikalier - Hantering från beställning till avfall

Om dokumentet

Uppdatering kommer att ske under 2025.

Syfte

Syftet med Rutin för inköp av kemikalier är att säkerställa att inköp av kemikalier görs så att mängden kemikalier som köps in minimeras och det säkerställs att kemikalierna är avsedda för användning inom universitetets verksamhet. Rutinen ska också vara ett stöd för att ta fram mer detaljerade rutiner för att hanteringen av kemikalier, från mottagande till avfallshantering, görs på ett säkert sätt ur både ett hälso-, olycksrisk- och miljöperspektiv.

Ansvar och uppgiftsfördelning

Prefekt/motsvarande ansvarar för att inköp utförs enligt denna rutin.

Antalet personer som beställer kemikalier ska begränsas. Varje institution bör utse inköpsansvarig person/er.

Granskning av fakturor bör delegeras till programansvariga, gruppledare eller någon annan i ansvarig position insatt i projekt för vilka kemikalier ska köpas in. Detta för att minska risken att det beställs kemikalier som inte är avsedda för projekt inom Uppsala universitets verksamhet.

Hämtning av paket som ankommit till godsmottagning ska utföras av ett begränsat antal personer. Dessa personer ska känna till vilken typ av produkter som beställts.

Förberedelser innan beställning av kemikalier

Om det finns oklarheter kring inköpsrutinen kan kemikaliesamordnaren vid byggnadsavdelningen kontaktas. På Medarbetarportalen finns information inom olika områden som rör kemikaliehantering.

Riskbedömning

Den som ska köpa en kemikalie måste innan beställningen ha gjort en riskbedömning för att förebygga risker som kan uppkomma någonstans under inköpskedjan. Hela hanteringen, från inköp till avfallshantering, behöver riskbedömas.

Tillstånd eller förbud

Vissa kemikalier kräver tillstånd från exempelvis Arbetsmiljöverket för att hanteras medan andra är förbjudna att hanteras. Viss hantering kräver dessutom särskilda åtgärder. Tillståndsplikt gäller exempelvis vissa cancerframkallande, sensibiliserande eller reproduktionsstörande ämnen (CMRämnen). Bilaga 1 till föreskriften Kemiska arbetsmiljörisker 2011:19 listar ämnen som antingen är förbjudna att hantera eller som kräver tillstånd. I kemikalieregistreringssystemet KLARA finns möjlighet att söka listor med exempelvis tillståndspliktiga ämnen för avdelningen. Kontakta KLARA-administratören om det uppstår frågor om funktioner i KLARA. Vid beställning av tillståndspliktiga ämnen ska leverantören försäkra sig om att beställaren har tillståndsbevis.

För övrigt så kräver hantering av CMR-ämnen som är märkta med H350, H340 eller H360 en utredning som visar att det är tekniskt omöjligt att byta ut produkten mot en mindre farlig produkt. För vidare hantering av CMR-ämnen, se Medarbetarportalen under Arbetsmiljö och hälsa A-Ö.

Enligt lag (1999:42) om förbud mot vissa hälsofarliga varor krävs tillstånd för vissa ämnen som på grund av sina inneboende egenskaper kan vara farliga och användas i syfte att uppnå berusning eller annan påverkan. I bilaga till förordningen (SFS 1999:58) om förbud mot vissa hälsofarliga varor listas vilka ämnen det gäller. Kontakta Uppsala universitets kemikaliesamordnare om ett sådant ämne ska köpas in. Kemikaliesamordnaren har delegation att ansöka om tillstånd för hantering av den typen av substanser.

Utbildningskrav

Vissa allergiframkallande kemiska produkter kräver utbildningsintyg innan hantering påbörjas. Det gäller bl.a. arbete med diisocyanater, epoxiplaster, organiska syraanhydrider, formaldehydhartser, metakrylater eller akrylater märkta med H317 eller H334. Mer information om hur du får utbildning för att hantera allergiframkallande kemiska produkter finns på Medarbetarportalen.

Medicinska kontroller

Visst arbete kräver, enligt föreskriften om medicinska kontroller i arbetslivet (AFS 2019:3), att arbetsgivaren ordnar med medicinska kontroller innan arbete påbörjas, exempelvis där det finns risk för exponering för bly eller kadmium och för arbete med vissa av de allergiframkallande kemiska produkterna som är märkta med H317 eller H334. Andra medicinska kontroller ska, enligt samma lagstiftning, erbjudas den anställda men den anställda kan tacka nej till erbjudandet. Vid frågor om medicinska kontroller, kontakta enheten för miljö och fysisk arbetsmiljö vid byggnadsavdelningen.

Begränsa mängden

För att undvika att det ansamlas förpackningar med kemikalier som aldrig kommer till användning är det viktigt att sträva mot att bara beställa den mängd som beräknas gå åt. För att minska antalet transporter bör beställningar samordnas så långt det är möjligt.

Substitutionsprincipen

Universitetet ska arbeta aktivt med att byta ut farliga kemiska produkter mot mindre farliga där så är möjligt. Leverantörer är skyldiga att informera om alternativa produkter om de finns i leverantörens sortiment. Som beställare kan du bidra till att detta fungerar genom att ställa frågor till leverantören i samband med beställning av kemikalier.

Beställning

Ramavtal

Uppsala universitet har upphandlade avtal för inköp av kemikalier. Beställning ska göras via produktwebben, där så är möjligt. Om en produkt saknas i produktwebben kontaktas enheten för upphandling och inköp. Val av leverantör görs utifrån minst ett av kriterierna kvalitet, leveranstid eller lägsta pris på avropsdagen. Det är tillåtet att köpa utanför avtal om det gäller en kemikalie som använts tidigare i ett pågående projekt. Universitetets ramavtal finns på Medarbetarportalen under ”Beställa varor och tjänster”. Kontakta enheten för upphandling och inköp om du har frågor om hur beställningar av kemikalier ska gå till.

Vid införsel/köp av anmälningspliktiga produkter från annat land inom EU/EES krävs en verksamhetsanmälan. En verksamhetsanmälan finns för Uppsala universitet gemensamt. Uppsala universitets verksamhet ska så långt som möjligt anlita återförsäljare inom EU som då tar på sig importansvaret. Om inköp från land utanför EU/EES måste göras blir institutionen/motsvarande ansvarig importör. Då kan det exempelvis bli aktuellt med anmälan till ECHA’s klassificerings- och märkningsregister. Vid införsel/köp av större mängder än 100 kg per produkt (sammantaget på hela universitetet) krävs anmälan till produktregistret. Läs mer på Medarbetarportalen eller kontakta kemikaliesamordnaren vid enheten för miljö och fysisk arbetsmiljö om det finns frågor.

Vid godsmottagningen

Olika campus har olika rutiner för hantering av ankommet gods. I dessa rutiner ska det exempelvis vara fastslaget hur kommunikationen mellan godsmottagningen och beställare/mottagare av gods ska gå till. Antingen kan beställare/mottagare vara de som kontaktar godsmottagningen för att kontrollera om beställt gods har ankommit eller så kan godsmottagningen meddela beställare/mottagare att gods har anlänt. Rutin för kvittering av upphämtat eller erhållet gods ska också finnas beskrivet.

När en beställd vara tas emot från transportör kontrolleras att förpackningen är intakt utan några synliga skador på ytteremballaget. Vid större skador på emballaget där läckage är uppenbart bör godset inte tas emot. Kontakta beställaren vid oklarheter.

Vid transport av gods genom korridorerna måste hänsyn tas till var det är lämpligast att transportera exempelvis kemikalier som kan ha olika farliga egenskaper. Kontrollera med intendenturen för aktuellt campusområde om några särskilda rutiner för intern transport av farligt gods finns.

På institutionen

Hantering

Vid uppackning på institutionen ska produkten placeras på lämplig förvaringsplats. Vilken plats det blir ska ha beslutats i samband med riskbedömning som utförts innan beställningen gjordes. Då ska även beslut ha fattats om några särskilda märkningsåtgärder krävs innan placering på förvaringsplats. Tänk särskilt på risker med stora mängder brandfarliga varor, att särskilt farliga ämnen ska förvaras oåtkomligt för obehöriga och att vissa kemikalier är olämpliga att samförvara. Se för övrigt rutin för förvaring respektive märkning av kemiska produkter (UFV 2019/1705 respektive 2019/1706)

Produkten ska registreras i kemikaliehanteringssystemet KLARA. Varje institution måste ha minst en KLARA-inventerare som sköter administrationen för kemikalieregistrering. Alla som ska hantera kemikalier ska ha tillgång till KLARA. Det finns möjlighet att exempelvis söka efter säkerhetsdatablad i oinloggat läge men då syns inga uppgifter för specifik avdelning. För övrigt krävs personlig inloggning.

Tillträde till kemikalieförråd

Kemikalieförråd kan ha olika tillträdesbehörigheter. Vilka som ska ha tillträde till förråden bestäms på institutionen. Antalet personer med tillträde till kemikalieförråd bör vara begränsat utan att inkräkta på möjligheterna för forskare och laboratoriepersonal att utföra sina arbetsuppgifter på laboratoriet. Möjligheterna sträcker sig från att ha förrådet låst med ett begränsat antal personer med nycklar eller passerkort till att ge alla tillträde till förrådet.

Avfallshantering

Universitetet har avtal med entreprenör för omhändertagande av kemikalieavfall. För att få vetskap om lokala rutiner för hantering av kemikalieavfall tas kontakt med intendenturen. Centrala rutiner för avfallshantering finns på Medarbetarportalen. Tänk på riskerna med transport av kemikalieavfall i lokalerna. Rutiner ska finnas för utrensning av kemikalier som inte längre används. Utrensning kan ske i samband med den årliga KLARA-inventeringen.

På samma sätt som det vid en nyanställning ges en introduktion för den nyanställda ska det vid avslutning av en tjänstgöring finnas en rutin där bl.a. avslutat projekts kemikalier gås igenom och det som övriga på institutionen inte har behov av att använda ska kasseras. Kontrollera vilka tillstånd projektets verksamhet har, t.ex. för kemikalier eller arbete med GMM. Meddela kemikaliesamordnare respektive biosäkerhetssamordnare vid enheten för miljö och fysisk arbetsmiljö om tillstånds- eller anmälningspliktiga produkter ska kasseras. Sköts inte tillstånd för exempelvis A- och B-ämnen kan följden bli sanktionsavgift från Arbetsmiljöverket.