Hantera kriser i samband med studentmobilitet

Vanligtvis är det internationella koordinatorer vid program eller fakultet som har kontakt med studenter som befinner sig utomlands och som därför hanterar de första stegen vid en kris. Som internationell koordinator för studenter i en krissituation bör du dock undvika att arbeta ensam med ett ärende.

Ytterst ansvarar prefekten för studenternas arbetsmiljö och den programansvarige för utbildningens kvalitet. Det gör att du kan behöva informera båda dessa funktioner beroende på krisens karaktär.

Informera din prefekt (och eventuellt programansvarig) i ett tidigt skede av krishanteringen!

Krishantering kan också innebära påfrestningar för dig som koordinator. Du kan därför behöva stöttning från både chef och kollegor. Tveka inte att söka hjälp!

• Fastställ om det är en kris och vilken typ av kris det är.
• Gör en samlad bedömning och analysera lägesbilden.
• Sammanställ information till både interna och externa motparter.
• Informera de som berörs (t.ex. prefekt, programansvarig, student, områdeskansliet, anhöriga).
• Dokumentera ärendegången (spara e-post och gör tjänsteanteckningar).
• Följ upp och analysera situationen i efterhand.

• Har vi studenter på plats?
• Hur allvarligt är det inträffade?
• Var ligger universitetscampus, praktikplatsen eller fältstudieområdet i förhållande till händelsen?
• Är krisen geografiskt utbredd?

• terrordåd, skottlossning eller bombdåd
• tsunami, tyfon, storm, översvämning, vulkanutbrott eller jordbävning
• våldsamma protester eller demonstrationer
• stora störningar i infrastruktur, som t.ex. omfattande flygstrejker
• andra stora olyckor, till exempel bussolyckor eller bränder
• uppdateringar kring UD-avrådan för det aktuella landet

1. Kontrollera om det finns studenter i det aktuella området. Den internationella koordinatorn söker ut studenter per land i MoveON.
2. Skicka e-postmeddelande till berörda studenter med följande innehåll:
   • kort information om situationen
   • länkar till mer information om händelsen/krisen
   • en påminnelse om Student UT-försäkring samt Falck Global Assistance
   • en uppmaning att följa lokala myndigheters och värduniversitetets uppmaningar
   • en uppmaning att kontakta svenska ambassaden och att skriva upp sig i appen UD Resklar
   • kontakt med motpart på plats.
3. Kontakta prefekt och programansvarig för att informera om situationen.
4. Följ upp situationen löpande genom att följa medier och UD:s information, samt vänta och se om någon student hör av sig med frågor.
5. Säkerställ att studenter och försäkringsbolaget/Kammarkollegiet har fått kontakt.
6. Dokumentera ärendet (t.ex. e-postkorrespondens och tjänsteanteckningar).

För att ta reda på om vi har studenter på plats i det aktuella landet gör den internationella koordinatorn en utsökning av studenter i MoveON. Om en student vistas utomlands utan att ha haft kontakt med en internationell koordinator och utan att mobiliteten är registrerad i MoveOn, ansvarar i stället institutionen för att hantera studenten.

Exempel på utlandsvistelser som ska vara registrerade i MoveON:

• Erasmus-stipendiater (både studier och praktik)
• utbytesstudenter genom egna eller centrala avtal
• studenter som genomför praktik, internships eller VFU utomlands
• studenter som genomför projektarbete utomlands
  
• studenter som genomför fältstudier eller datainsamling utomlands
• studenter som befinner sig på studieresa utomlands
• studenter som åker på utbyte eller praktik som ”freemovers”
• Minor Field Studies (MFS)-stipendiater.

Studenter som åker utomlands via Uppsala universitet ska vara försäkrade, vilket de i praktiken är genom universitetets gruppförsäkring Student UT. Det förutsätter dock att det finns en skriftlig överenskommelse mellan Uppsala universitet och den mottagande parten som definierar mobilitetens tidsperiod och syfte. Vi rekommenderar att utfärda individuella försäkringsintyg till studenterna men de är försäkrade även utan intyg.

Studenter ska kontakta Falck Global Assistance

Vid en kris uppmanas studenter att kontakta Falck Global Assistance, vilket är det försäkringsbolag som hanterar Kammarkollegiets Student UT-försäkring. Studenterna ska i första hand kontakta Falck är för hantering av kriser utomlands. Falck hjälper bland annat studenterna med att hitta rätt sjukvård på plats, hemtransport vid sjukdom och evakuering.

Som internationell koordinator kan du behöva skriva under en skadeanmälan längre fram.

Om en student inte är försäkrad av Student UT

I de sällsynta fall en student inte är försäkrad av Student UT, uppmana studenten att kontakta sitt privata försäkringsbolag.

En student omfattas inte av Student UT om:

• det saknas avtal eller överenskommelse mellan universitetet och den mottagande enheten (det gäller framförallt vid annan mobilitet än praktik och studier, t.ex. konferenser eller andra typer av studiebesök)
• studenten har avslutat sin praktik/studievistelse och åkt iväg på egen semester (eller liknande) i anslutning till mobiliteten.

Kriser som sker på universitetets campus i Uppsala eller på Gotland hanteras där den inträffar och av dem som är närmast berörda och ansvariga.

Om det är en akut nödsituation:

• Ring SOS Alarm: 112.
• Universitetet har en egen säkerhetsfunktion, väktare och beredskapspersoner som kan nås på larmnummer +46 18 471 25 00 (Intern anknytning 2500).

Om det inte är en akut nödsituation:

• Läs Uppsala universitets riktlinje för hantering av en kris

Du kan behöva hantera krissituationer (till exempel våldsdåd eller naturkatastrof) som uppstår utanför campus, även om det kanske inte berör den inkommande studenten direkt. Det kan vara i Uppsala med omnejd men även i en annan del av Sverige.

Internationella studenter kan bli illa berörda av olyckor eller kriser som inträffar under deras vistelse i Sverige och de kan behöva stöd. Fundera också på om partneruniversitet och de internationella studenternas anhöriga behöver få information om hur Uppsala påverkas av den aktuella krisen.

Vid olycksfall eller sjukdom ska inkommande studenter söka sig till offentliga vårdgivare. Inkommande studenter är försäkrade genom Uppsala universitets gruppförsäkring Student IN, vilken också omfattar praktikanter. Försäkringen täcker främst akut sjuk- och tandvård, men omfattar även ett visst olycksfallsskydd, dock inte privat egendom.

Observera att studenter från EU/EES samt nordiska länder inte omfattas av sjukvårds- och tandvårdsförsäkringen. De förväntas i stället ha med sig ett EU-kort som intygar rätten till vård på samma villkor som svenska medborgare.

En personlig kris kan också handla om studiesituationen eller psykisk hälsa. Internationella studenter som drabbas av en personlig kris är extra utsatta när de befinner sig i Sverige utan sitt ordinarie kontaktnät.

Våga fråga hur en student mår om du ser tecken på att studenten inte verkar må bra. Hänvisa till hjälp och stöd exempelvis genom Studenthälsan.

Studenthälsan har engelskspråkig personal och erbjuder studenter stöd och hjälp med bekymmer som kan påverka studierna, bland annat i form av rådgivning och samtal. För andra typer av problem eller behov av vård behöver studenten vända sig till primärvården.

Observera att Studenthälsans tjänster inte gäller för praktikanter. Praktikanter hänvisas i stället till primärvården.

Läs om Studenthälsan

Allvarliga personliga kriser

Vid allvarliga situationer kan det vara lämpligt att ta kontakt med studentens hemuniversitet. Exempel på allvarliga situationer kan vara:

• om studenten inte dyker upp vid kurser som han eller hon är registrerad på
• om studenten inte tar några poäng
• om studenten har ett allvarligt hälsotillstånd
• om studenten är fälld för fusk
• om studenten är anklagad för t.ex. stök i boende
• vid brott t.ex. användning av narkotika
• vid allvarlig kris i Uppsala med omnejd.