Forskningsdata – allmän handling och arkivering
De författningar som reglerar hanteringen av handlingar, inklusive forskningsdata, vid myndigheten är främst följande:
- Tryckfrihetsförordningen (1949:105) - berör allmän handling och regler om allmänhetens rätt att ta del av myndigheters handlingar.
- Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) - reglerar utlämnande av allmänna handlingar.
- Arkivlagen (1990:782) - anvisningar om ordning och bevarande av allmänna handlingar så att Offentlighetsprincipen kan fungera i praktiken.
Offentlighetsprincipen innebär att det finns en grundläggande rättighet för allmänheten att ta del av allmänna handlingar hos myndigheter. Även forskningsdata blir som regel blir allmän handling och det gäller oavsett hur finansieringen av forskningen sker. Biologiskt material, fysiska föremål, artefakter, konstverk eller biobanker är inte allmän handling i lagens mening, men däremot dokumentation (data) om dessa material och föremål.
Forskningsmaterial blir allmänna handlingar redan under forskningsprocessens gång och med stöd av offentlighetsprincipen kan data begäras utlämnade innan resultat har blivit publicerade.
Se även
Konfidentiell information i forskningsdata
Även om offentlighetsprincipen är huvudregel finns det uppgifter som allmänheten inte har rätt att ta del av. Vid en begäran om utlämning av allmän handling görs därför alltid en sekretessprövning. Det är endast i de fall som information i forskningsdata skulle omfattas av sekretess i enlighet med någon regel i Offentlighets- och sekretesslagen som universitetet kan neka ett utlämnande till den som begärt att få ta del av materialet.
Kontakta Juridiska avdelningen för vägledning vid begäran om utlämning av handlingar.
Se även
Arkivering av data och andra forskningshandlingar
Att data bevaras vid lärosätet och finns tillgängliga även efter avslutat forskningsprojekt är ofta en förutsättning för att vetenskapliga resultat ska kunna granskas och verifieras. Forskningsdata omfattas även av arkivlagens (SFS 1990:782) krav på att forskningshandlingar ska hållas ordnade och vara tillgängliga så att allmänhetens rätt till insyn kan tillgodoses.
Tänk på att lagringstjänster vanligtvis inte har lagring av inaktiva data som sitt uppdrag. Data som inte länge används aktivt kan därför behöva flyttas till andra lagringsalternativ. Publicering och tillgängliggörande av data är också ett sätt att säkerställa att data görs tillgängliga på lång sikt, men det ersätter inte myndighetens ansvar att även bevara forskningsdata lokalt.
Efter avslutat projekt är det viktigt att rensa och gallra i forskningsmaterialet, samt att ordna de data som ska bevaras. Universitetet har en rekommenderad katalogstruktur som förenklar både gallring och långsiktigt bevarande av data och andra handlingar från ett projekt.
För att data ska vara möjliga att förstå och vara återanvändbara över tid är det viktigt att de är väl beskrivna, strukturerade och att valda format om möjligt är öppna och leverantörsoberoende med goda förutsättningar att vara läsbara över tid.
Information om medium och formatval från Riksarkivet.
Universitetets Bevarande- och gallringsplan för forskningshandlingar ger vägledning kring vilka handlingar som ska bevaras, vad som kan gallras direkt eller efter en fastställd tidsperiod (så kallad ”gallringsfrist”). För forskningsdata gäller normalt en gallringsfrist på 10 år efter avslutat projekt. De forskningsdata som bedöms ha ett långsiktigt värde, vetenskapligt eller annat, ska undantas från gallring och bevaras. Gallringsreglerna är medieoberoende och gäller på samma sätt för handlingar i pappersformat som för digitalt material. Respektive institution ansvarar för bevarande, gallring och arkivering av de data som används i forskningen.
Om ansvarig forskare skulle byta arbetsgivare är huvudregeln att forskningsdata ska stanna och tas om hand för arkivering vid Uppsala universitet. Vill forskaren ändå ta med sig data kan en lösning vara att ta med sig kopior (jurist och/eller dataskyddsombud bör dock kontaktas om det finns sekretesskyddade uppgifter eller personuppgifter i materialet). En annan lösning är att det nya lärosätet lånar materialet för begränsad tid.
Diarieföring
Syftet med diarieföring är att hålla ordning på myndighetens handlingar och kunna ge allmänheten möjlighet att ta del av allmänna handlingar i enlighet med offentlighetsprincipen. Forskningsdata behöver inte diarieföras, men däremot vissa handlingar som berör data och dess hantering. För vägledning kring vilka handlingar som ska diarieföras, se Bevarande- och gallringsplan för forskningshandlingar.
Kontakta Registrator (registrator@uu.se) vid frågor om diarieföring av forskningshandlingar.