FAQ

Se över texterna - ta bort rubrinivå 4 och korta rubrikerna...etc/Kaarina

Vad är en delegation?

En delegation är en överföring av rätten att fatta beslut från en befattningshavare till en annan. Sådana delegationer finns exempelvis i Delegationsordning vid Uppsala universitet. Delegationer kan även ges från ett organ till ett annat organ. På Uppsala universitet regleras beslutanderätten för organ av Arbetsordning för Uppsala universitet.

Delegera beslut

Kan jag delegera min rätt att fatta beslut till vem som helst?

Nej, du kan bara delegera till en person som organisatoriskt ligger under dig, det vill säga att du har bestämmanderätt över personen, direkt eller indirekt. Delegationer kan alltså bara gå neråt i organisationen. Det går inte att delegera uppåt. Det går heller inte att delegera en uppgift åt sidan, exempelvis till en person på en annan institution eller på ett annat vetenskapsområde.

Får jag delegera vidare?

Om det inte finns någon begränsning i den delegation du har fått så har du rätt att delegera beslutanderätten vidare. Om du inte får delegera vidare framgår det av din delegation.

Kan jag delegera till vem jag vill?

Det finns ett antal krav för att en delegation ska anses vara korrekt och därmed att ansvaret för beslut ska följa med delegationen. Dessa krav är dels att det finns ett behov av att delegera. Det innebär att verksamheten ska vara tillräckligt omfattande. Detta kriterium är nästan alltid uppfyllt.

De andra kraven är att den som får delegationen ska ha en självständig position så att personen har möjlighet att besluta efter ”eget huvud” och inte exempelvis behöver få ett godkännande från den som hen fått delegationen ifrån. Vidare måste personen ha den kompetens som behövs. Med kompetens menas både att personen har den kunskap som behövs för att fatta besluten och att personen har förutsättningar för att fatta besluten såsom exempelvis ekonomiska förutsättningar eller att det finns tillräckligt med tid för att fatta de aktuella besluten. Därutöver måste delegationen vara så tydlig så att den som fått delegationen förstår vad som förväntas av hen.

Skillnad på delegation och att dela ut uppgifter?

När du delar ut uppgifter åt någon att göra så följer inte det juridiska ansvaret med. Vid en korrekt delegation följer däremot det juridiska ansvaret med och därmed kan den person som fått delegationen hållas rättsligt ansvarig. Med rättsligt ansvar menas exempelvis skadeståndsansvar, och straffansvar. Naturligtvis kan även en arbetstagare som utför uppgifter ibland bli ansvarig, exempelvis för misskötsamhet, men då handlar det oftast om ett arbetsrättsligt ansvar.

"Gamla delegationer - fundera på rubrik!

Hur är det med vidaredelegationer som lämnats utifrån den gamla delegationsordningen, gäller dessa fortfarande?

Ja, under förutsättning att den som lämnat delegationen fortsatt själv har en delegation att besluta om det som delegerats vidare och rätt att delegera vidare.

Jag har en delegation sedan tidigare från en tidigare prefekt. Gäller den fortfarande efter det att institutionen har fått en ny prefekt?

Det korta svaret är att det beror på hur delegationen ser ut. Vi brukar rekommendera att delegationen ges från en befattningshavare till en annan befattningshavare exempelvis Delegation från prefekten vid institutionen för x till studierektor för Y att fatta beslut om Z. I dessa fall anser vi att delegationen fortsatt är giltig även efter det att ett prefektbyte skett. Det är emellertid bra om delegationen revideras så att det är den sittande prefekten och den aktuella personen som fått delegationen som anges i dokumentet. Även om delegationen fortsatt är giltig kan det också vara bra att se över givna delegationer för att se om dessa kan behöva revideras eller ändras.

Delegation enligt tidigare system

Jag har fortfarande en delegation enligt tidigare system. Där står det att vissa saker ska godkännas av universitetsdirektören men nu är det vicerektor som beslutar. Ska jag fortsatt gå till universitetsdirektören till dess att jag får min nya delegation eller kan jag gå till vicerektor?

Eftersom vicerektorerna har fått sina delegationer har dessa en självständig rätt att besluta. Universitetsdirektören har därutöver inte längre någon delegation i dessa frågor. Du ska således vända dig till vetenskapsområdets kansli i dessa frågor.

Om jag saknar förutsättningar för delegationen

Vad ska jag göra som medarbetare om jag fått en delegation men känner att jag inte har förutsättningar för att göra det som har delegerats till mig?

Det är viktigt att du säger till den som du fått delegationen av att du inte har förutsättningar för att hantera det som delegerats. Det är viktigt att du anger detta tydligt och att du är specifik med vad som du inte kan hantera. I och med att du säger till kommer ansvaret att flyttas uppåt till den som delegerat uppgiften till dig.

När delegation inte fungerar

Vad gör jag om jag delegerat och får signaler om att det jag delegerat inte fungerar?

Om du får sådana signaler måste du agera genom att antingen ta tillbaka delegationen eller försöka lösa problemet. Om du inte gör det finns det stor risk att ansvaret kommer att ligga kvar hos dig för de beslut som fattas (eller inte fattas) av den du delegerat till.