Särskilda användningsregler vid samarbeten utanför myndigheten
Bakgrund
Samarbetsverktyg som UU:s Sharepoint Online och Sunets Projectplace är molntjänster där du som anställd eller övrig verksam vid Uppsala universitet kan administrera, planera och följa upp projekt tillsammans med användare på Uppsala universitet och användare vid andra lärosäten i Sverige.
Dessa verktyg ska inte användas för att lagra och bearbeta känsliga personuppgifter eller känsliga handlingar. Vidare får verksamhetskritisk information endast lagras som kopia i verktygen.
I verktyg där det är det möjligt att samarbeta över organisations-gränser med dokument och andra filer bör man särskilt tänka på att när en fil tillgängliggörs för en person utanför myndigheten Uppsala universitet, blir den filen en allmän handling vid universitetet. Om den person som får tillgång till filen finns vid annan svensk myndighet, kommun eller landsting, blir filen även allmän handling i den aktuella organisationen.
- Läs mer om molntjänster för medarbetare.
- Allt om Dataskyddsförordningen (GDPR)
Definitioner
Känsliga personuppgifter är enligt definition i Personuppgiftslagen (PuL, SFS 1998:204) sådana som avslöjar
- ras eller etniskt ursprung
- politiska åsikter
- religiös eller filosofisk övertygelse
- medlemskap i fackförening
- personuppgifter som rör hälsa eller sexualliv.
Allmän handling är en handling som är upprättad i eller inkommen till myndigheten. Tryckfrihetsförordningen (SFS 1949:105) definierar begreppet handling som "framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel". Exempel på handlingar är beslut, e-post, databaser med mera.
Känslig handling är en handling som omfattas av särskild utlämningsprövning enligt Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400). Exempel på känsliga handlingar är forskningsdata med patientdata eller andra känsliga personuppgifter, upphandlingsunderlag, patentansökningar med mera.
Verksamhetskritisk information är information som är kritisk för en enskild forskare/forskargrupp, en institution/motsvarande eller för hela universitetet. Exempel kan vara avtal, forskningsdata eller -information som samlats in över lång tid och/eller inte går att återskapa, samlad information om värdefull egendom med mera.