Behovsanalysen klar
Bildtext
De tre viktigaste behoven i en medarbetarportal för Uppsala universitet är att enkelt kunna hantera lön, närvaro och ledighet, att producera vetenskapliga artiklar och att hantera de kurser man är lärare på. Det visar den e-postenkät som nu sammanställts.
Så många som 1 404 personer svarade på e-postenkäten som i mitten på april gick ut till alla anställda (ca 5 500 personer) vid universitetet. Ett bra resultat enligt konsulten Fredrick Wackå, som är en av dem som utvecklat den så kallade Carewordsmetoden i enkäten, en metod som använts för att utveckla intranät vid organisationer såväl i Sverige som utomlands.
- Vår erfarenhet är tydlig. Det finns ett fåtal uppgifter som förenar medarbetarna. Det finns en liten kärna av behov som är själva anledningen till att de överhuvudtaget besöker intranätet, säger Fredrik Wackå.
Vissa skillnader finns
I enkäten skulle man ranka fem uppgifter som man ansåg viktigast i sitt arbete, på en skala 1 till 5, i en lista med 74 uppgifter. Ordningen i listan slumpades för alla. Det var den spontana känslan som skulle fångas.
Flest röster, motsvarande 25 procent, fick följande uppgifter:
- Lön, närvaro och ledighet.
- Producera vetenskapliga artiklar.
- Hantera de kurser jag är lärare på.
- Distansarbete hemifrån och på resa.
- Söka forskningsmedel.
- Hitta kollegor och kompetensprofiler.
Men behoven skiljer sig åt mellan olika grupper, mer än brukligt i undersökningar som denna. Högst för gruppen forskare/lärare hamnar, inte helt otippat ”Hantera de kurser jag är lärare på” och ”Producera vetenskapliga artiklar”. För gruppen doktorander är det ”Producera vetenskapliga artiklar” och ”Forskarutbildning” som toppar. Teknisk administrativ personal vill framför allt ha stöd för att hantera uppgifter som ”Lön, närvaro och ledighet”, ”Regler och riktlinjer” och ”Personlig kalender –att göra-lista etc”.
Enkäten visade också att chefsrollen medför vissa behov som sticker ut från övriga, rätt självklara uppgifter för den som ansvarar för en institution eller enhet; såsom verksamhetsplanering, utvärdering av verksamheten och budgetarbete.
Värdefulla kommenterar
Att det inte var helt lätt att fylla i enkäten vittnar flera om:
”Jag skulle ha kunnat fylla i enkäten tre gånger med olika prioritetsordning, nu känns det inte rättvist, jag valde nog forskarrollen som utgångspunkt. Men tänk om alla Fou-studierektorer gör det, då framkommer ju inte studierektorsperspektivet.”
Några tyckte det var svårt med det ostrukturella flödet:
"Jag tycker listan i enkäten kunde varit betydligt bättre utformad. Nu var den mycket lång och svårläst”.
I all mängd av värdefulla synpunkter, är ändå majoriteten positiv till enkäten, och till målet att få en gemensam medarbetarportal.
Någon skriver:
”Hade gärna kryssat i flera alternativ och ev utan rangordning. Lycka till med portalen!”
I det fortsatta arbetet med en medarbetarportal vägs också universitetets strategiska bedömningar in; som åtkomligheten av nyheter (ex administrativa nyheter, beslut , utbildnings- och forskningsnyheter) och stöd för att utveckla samarbetet med externa aktörer (näringsliv, myndigheter, skola etc), som även involverar kommersialisering av forskning.
Det som ska prioriteras i en medarbetarportal är framför allt medarbetarens behov av att få en enklare vardag.
En kommentar från en anställd sammanfattar vad många tycker:
”I dagsläget finns för många olika ”portaler” som inte kommunicerar med varann…Allt bör vara på ett ställe. Lägg ordentligt med resurser på att göra nya portalen användarvänlig, de nuvarande är riktigt klumpiga och oattraktiva”.
Bred behovsinventering
Carewordsenkäten har lyft fram vilka behov som bör prioriteras och kan också ses som ett slutdokument på den behovsinventering som pågått. I fördjupningsmaterialet finns sedan tidigare resultat från workshops - med olika användare från verksamheten, intervjuer med ledningsrepresentanter och mindre grupper användare samt ett antal testpiloter – institutioner/enheter som kontinuerligt provar funktioner och verktyg.
Gunilla Sthyr