Svårt att koppla av från nya it-system
Stress som orsakas av ogenomtänkta datasystem är en arbetsmiljöfråga att ta på största allvar. Anställda i alltför många organisationer har erfarenhet av ett påtagligt stresspåslag när nya it-stöd införs. Det menar Åsa Cajander forskare i informationsteknologi.
Åsa Cajander har specialiserat sig på hur organisationer på bästa sätt kan införa nya it-system. Grunden lade hon med sin doktorsavhandling där hon arbetade med projekt inom arbetsmiljö, it och stress på nio olika myndigheter. Det blev ett arbete där dåliga exempel kunde staplas på hög.
Det var system som inte tillät handläggare att hjälpa medborgare ändra sina kontaktuppgifter, program som inte gick att pausa eller gå ur när någon kom in i rummet, handläggare som fick stå ut med att skicka brev med givna lagtexter – utan att själva kunna se hur brevet såg ut. På en myndighet fick tjänstemännen räkna för hand hur länge ett ärende pågått, eftersom systemet undanhöll informationen.
– Det fanns så många konstigheter. Det var ganska förvånande ibland, säger Åsa Cajander.
Grundläggande när nya it-stöd ska utformas och införas är att tänka igenom vem som ska använda systemet och till vad. Men istället fokuserar utvecklare ofta på det tekniska behovet, med mindre hänsyn till organisation och arbetsinnehåll
– Därför är det viktigt att tidigt involvera och lyssna på användarna. De måste få vara delaktiga från början. Vi måste lära oss att ta med kvalitetsaspekter som är svåra att mäta, säger Åsa Cajander.
Det innebär bland annat att gränssnittet måste anpassas efter användaren, så att han eller hon får den överblick som behövs.
– Alla personer behöver ha en känsla av kontroll och överblick. En professionell användare kan känna sig tryggare med mycket information på en gång, medan den som är ”sällan-användare” kan bli stressad av motsvarande gränssnitt.
Åsa Cajander menar att för bättre it-system krävs att både beställare, leverantörer och användare delar på ansvaret.
Det betyder att den som jobbar i ett program behöver vänja sig vid att tala om när något inte fungerar, i stället för att anpassa sig in absurdum, upphandlare behöver lära sig att ta med icke mätbara kvalitetsaspekter i kravspecifikationen och leverantörer har ett ansvar för att påtala vilka konsekvenser olika aspekter i systemet kan få.
Förutom själva it-stödets konstruktion är det också viktigt att tänka på hur systemet införs. Ett nytt datasystem är en förändring som alltid innebär ett visst mått av stress för de berörda.
– Tanken är ju att det nya systemet ska underlätta arbetet, därför saknas ofta förståelse för den stress det medför och användarna förväntas leverera med samma kvalitet.
Men införandet av nya it-system kräver ett bra socialt stöd, en förståelse för att det tar tid, och att alla ska veta vart de ska vända sig när de får problem, menar it-forskaren. Att sitta med ett system som man inte förstår hur det fungerar kan vara otroligt stressande.
– Ofta sitter folk länge med ett problem, de slutar fika eller gå på lunch, för att de vill lösa situationen, berättar Åsa Cajander.
Hon menar att det kanske inte är en tillfällighet att alltfler blir sjuka av stress i takt med att it-användandet ökar. Många skulle må bättre om fler it-system införts på ett mer genomtänkt sätt och med hög användbarhet, anser hon.
– Problemet är att många tänker kortsiktigt. Det finns en viss budget, som ofta är anpassad utifrån vad som är mätbart i projektet och dit hör inte fluffiga saker som stress och användbarhet. Istället prioriteras till exempel kundnyttan och funktionaliteten.
----
FAKTA/Kännetecken för bra system
* Att det tar hänsyn till människans kognitiva förmåga, till exempel hur minnet fungerar.
* Att det ska vara lätt att få en överblick.
* Att symboler ska vara intuitiva.
* Att det ska vara enkelt att förstå hur beslut i systemet fattas.
* Att användarna varit delaktiga i hela utvecklings- och utförandeprocessen.
* Är anpassat till lokala krav och behov.
Annette U Wallqvist