Process för beställning och leverans av IT-utrustning
Här beskrivs inköpsprocessen för att köpa IT-utrustning av IT-avdelningen.
Här hittar du vilken information som skickas till beställare, chef och inköpskoordinator i respektiva steg.
Klicka på respektive steg för mer information
1. Inhämta godkännande från chef
Ansvarig: Beställare och chef
Innan en beställning görs ska:
- Du som beställer kontakta din chef för godkännande.
- Du kontrollera att Raindance‑projektnumret är giltigt och att täckning finns.
2. Beställning
Ansvarig: Beställare
Du beställer din IT-utrustning i Supportportalen.
Information som skickas:
- Du kommer att få en bekräftelse per mejl att beställningen är mottagen av UIT.
- Din chef får ett mejl om att inköpet är godkänt och vilket Raindance‑projektnummer som ska användas.
3. Beställningen kontrolleras av UIT
Ansvarig: UIT
UIT verifierar:
- Att beställningen är korrekt
- Eventuella krav på IT‑avgift
- Att produkterna motsvarar universitetets standard
Vid behov kontaktas du som beställare för dialog om produkter, val, eller oklarheter.
4. UIT lägger beställningen i Proceedo
Ansvarig: UIT
Information som skickas:
- Du kommer att få ett mejl med texten: ”Beställningen är nu lagd i Proceedo och behöver attesteras.”
5. Chef attesterar i Proceedo
Ansvarig: Chef
Beställningen ska godkännas i e-handelssystemet Proceedo av din chef.
6. Beställningen går till leverantör
Ansvarig: Upphandlad leverantör av IT-utrustning.
7. IT-utrustning levereras till universitetet
Leverans sker på två olika sätt beroende på vad du beställt:
Dator
Ansvarig: UIT
UIT tar emot datorn och leveransattesterar i Proceedo.
Information som skickas:
- Meddelande till beställaren: ”Din dator har inkommit till UIT och installation påbörjas.”
Övrig IT-utrustning
Ansvarig: Beställare
Övrig IT-utrustning skickas direkt till beställaren på institutionens campusadress och beställaren tar emot utrustningen.
Information som skickas:
- Beställaren kontaktar inköpskoordinator för leveransattest i Proceedo.
8. Utlämning av dator
Ansvarig: UIT
Datorn lämnas ut till beställaren.
Information som skickas:
- Meddelande till beställaren: ”Din dator är färdig och kan hämtas vid [Servicepunkt]. Aktuella öppettider för servicepunkter”
9. Beställningsärendet avslutas
Ansvarig: UIT
Beställningsärendet markeras som avslutat.
Information som skickas:
- E‑post till beställaren med:
- Länk till support
- Guider (eduroam, EDUprint, OneDrive, e‑post, mjukvara m.m.)
- Information om IT‑säkerhet och riktlinjer