Ungapped – nyhetsbrev och evenemang
Tilläggstjänsten Ungapped är ett webbverktyg för nyhetsbrevsutskick, eventhantering, undersökningar och enkäter.
Ungapped är ett kraftfullt verktyg där du kan skapa stora utskick och följa upp dem med hjälp av statistik. I Ungapped finns framtagna mallar som följer universitetets grafiska riktlinjer och ger din information ett enhetligt visuellt uttryck. Gemensamma arbetssätt och en hög gemensam standard gör att Uppsala universitet uppfattas som ETT universitet med en skarp och genomarbetad profil. Du kan enkelt knyta enkäter eller undersökningar till dina utskick och skapa engagemang för ditt event med verktygets inbyggda funktioner.
Tjänsten används bland annat av universitetsförvaltningen för att skicka nyhetsbrev till alla anställda vid Uppsala universitet och alumner.
Veta mer om vad tjänsten erbjuder? Ta en titt på Ungapped här.
Omfattning och support
Uppsala universitet har ett abonnemang hos Ungapped som i sin tur innehåller underkonton som innehas av beställare från universitetet, t.ex. en avdelning eller institution. Beställer du ett underkonto får du egen tillgång till dina utskick och kontaktregister. Antal utskick och mottagare är idag obegränsat.
Det finns även omfattande guider till tjänsten hos Ungapped. Även om det går utmärkt att ha flera användare inom varje underkonto är det endast en person från varje underkonto har tillgång till den personliga supporten hos Ungapped.
Notera
I dagsläget erbjuds ingen internutbildning i Ungapped. All support sker i direkt kontakt med leverantören (se ovan). I framtiden kan utbildning komma att erbjudas mot en avgift.
Länkar och statistik i nyhetsbrev
Nyhetsbrev är per definition ett marknadsföringsverktyg. Allt innehåll ligger inte i nyhetsbrevet, utan länkar leder vidare till innehåll i t.ex. medarbetaringången eller eller andra webbsidor där man kan läsa hela artikeln. Avsändaren vill oftast, men inte alltid, följa upp vad som hände med utskicket. Hur många öppnade det, vilka länkar följdes, dvs vilka artiklar lästes. Detta görs genom spårningslänkar.
Spårningslänkarna möjliggör statistik ända ner på individnivå, då varje länk är unik. Det är endast aggregerade statistik som används vid interna utskick, d.v.s. totalt antal klick eller öppnade artiklar.
Det finns möjlighet till välja hur mycket eller lite spårning du vill ha, läs mer i supportsidorna för Ungapped.
EXEMPEL PÅ LÄNKAR I UNGAPPED
De länkar som finns i nyhetsbreven inleds alltid med https://evt.ungpd.com/Issues/ sedan följer en kod:
https://evt.ungpd.com/Issues/a76fcc27-5f34-4260-bb23-
d8e8e661b307/Click?ContactId=62d084fa-92fc-4a7f-a8b5-98c14a9b6c54&url=https%3a%2f%2fwww.uu.se%2fnyheter%2fartikel
%2f%3fid%3d20264%26typ%3dartikel%26lang%3dsv
Koden leder till en artikel - i detta exempel till uu.se. I mitten av länken finns information som gör det möjligt att spåra vilket utskick det gäller samt vilken person det skickats till.
Universitetet eller Ungapped kommer inte att dela data med någon. Varje avdelning/institution/enhet som använder ungapped har endast tillgång till sina egna kontaktlistor och utskick.
Kontaktlistor och lagkrav
Ungapped är integrerat mot Dynamics CRM i UU-kontakt vilket kan ersätta dina kontaktlistor i t.ex. MS Excel. Det ger dig bättre kontroll över dina mottagare och gör det möjligt att dela dem på ett säkert och lagligt sätt med kollegor.
Ni kan också vara flera användare i ert underkonto hos Ungapped, då kan ni genom att ha era kontaktlistor enbart där, också klara er ifrån att skicka dokument emellan er för uppdatering.
Alla verksamheter vid Uppsala universitet måste följa lagar om personuppgiftshantering (GDPR) och tillgänglighetsdirektiv. Med Ungapped så kan du koncentrera dig på innehållet i dina utskick och slipper lägga tid på att studera juridiken kring GDPR, säkerhetsklassa din information, upphandla egna leverantörer eller teckna personuppgiftsavtal.
Notera
En lista med namn och adresser är per definition ett personregister som kräver laglig grund för att hanteras. Listan ska rapporteras till dataskyddsombudet som hanterar de personuppgiftsförfrågningar som kommer in.
Pris, debitering och uppsägning
- Ett underkonto för Ungapped kostar för närvarande 8000 kr per år.
- Alla underkonton debiteras per kalenderår, i december oavsett startdatum.
- Uppsägning kan ske vid behov, befintliga konton löper dock vidare resterande kalenderår utan återbetalning.
Beställning
Är du intresserad av att börja använda Ungapped och/eller UU-kontakt? Maila då itsupport@uu.se så blir du guidad vidare i en beställning.
Leverans
Tillgång till tjänsten sker omgående. När du beställer Ungapped levereras inloggning till tjänsten inom någon arbetsdag. Du måste själv bistå dem med information om e-postadresser och kontaktpersoner.
Vid uppstart får alla användare tillgång till 2 inspelade utbildningstillfällen. Det finns även en uppsjö av filmer och hjälp i verktyget. Vid behov kan beställare boka egen utbildning i systemet - dock till egen kostnad. Utbildningar kan samordnas mellan fler användare.
Frågor?
Undrar du över något? Skicka in dina frågor till itsupport@uu.se. Ange dina kontaktuppgifter om du vill bli kontaktad på annat sätt än via e-post, till exempel per telefon eller Zoom.