Ansökningshandbok för Erasmusstipendiet för studier

Det finns två olika ansökningsblanketter i MoveON. I informationen som skickas ut inför stipendieansökan kommer du att få information om vilken blankett du ska använda.

Ansökan i MoveON består av följande delar:

1. Personlig information med bankuppgifter till dig

Här anger du kontonummer (inkl. ev. clearingnummer), bankens namn, land, IBAN, BIC/SWIFT och namn på kontoinnehavare. Vänligen notera att vi endast kan göra stipendieutbetalningar till ett bankkonto som du står som kontoinnehavare för. Var mycket noggrann när du anger dina bankkontouppgifter, notera att eventuella felaktigheter medför att utbetalningen av stipendiet fördröjs.

2. Nödkontakt

Ange en nödkontakt universitetet kan vända sig till när du befinner dig i en nödsituation eller inte kan nås. Det kan vara en nära vän eller anhörig. Du ansvarar själv för att informerat personen att denna kan komma att kontaktas.

3. Din utbildningsbakgrund

Ange bland annat om du har mottagit Erasmusstipendium för studier och/eller praktik innan och under vilken utbildningsnivå. (Det gäller även eventuellt Erasmusstipendium som du har fått från annan högskola/universitet).

4. Information om ditt utbyte

Här anger du information om utbytets längd, om du ska läsa en språkkurs på plats i värdlandet innan studierna börjar, om du har medföljande barn och om du ansöker om ett extra bidrag för hållbar resa med exempelvis tåg och samåkning i bil.

I din ansökan, inkludera de officiella datumen för terminen som ditt start- och slutdatum. Vi kommer att basera stipendieuträkningen på dessa datum.

För att få rätt datum, följ dessa steg:

1. Kontrollera partneruniversitetets webbplats: Sök efter en sektion som heter "Akademisk kalender" eller "Viktiga datum" på deras webbplats. Universitet publicerar vanligtvis sina officiella start- och slutdatum för terminen där.
2. Kontakta utbyteskoordinatorn: Om du är osäker eller inte kan hitta informationen online, kontakta din utbyteskoordinator. De kan hjälpa dig med de exakta datumen och eventuella ytterligare detaljer som krävs för din ansökan.

5. Samtycke

Här ger du ditt samtycke till hur vi behandlar dina personuppgifter.

Efter ansökan har stängt handläggs alla ansökningar. Det finns ytterligare några moment som du är skyldig att göra för att få din första stipendieutbetalning.

Kontaktuppgifter

Du kommer i huvudsak att ha kontakt med Uppsala universitet per mejl. Därför är det av största vikt att du ser till att den mejladress du angivit i ansökan är giltig hela utbytet och minst tre månader efter avslutat Erasmusutbyte. Se därför till att alltid meddela oss på erasmus@uu.se om du skulle byta mejladress.

Vi vill även be dig att lägga till de två mejladresser som vi använder: erasmus@uu.se och noreply.uu@moveon4.de som betrodda adresser i din egen mejl samt regelbundet se över innehållet i din skräppost eftersom mail från oss ofta hamna där.

Språktest

Alla studenter som åker på utbyte inom Erasmusprogrammet i 14 dagar eller mer rekommenderas att göra ett diagnostiskt språktest. Du testas i det språk som ska vara det huvudsakliga språket på ditt utbyte i enlighet med ditt Grant Agreement.

Språktestet genomförs online och du får en länk till språktestplattformen Online Language System (OLS) efter att vi mottagit din stipendieansökan. Avsikten med testerna är att bedöma din språknivå och hur den förbättras under ditt utbyte.

Bedömningen följer den gemensamma europeiska referensramen för språk (CEFR) där A1 är nybörjarnivå och C2 är avancerad nivå. Observera att resultatet av testet kommer inte att påverka ditt stipendium på något sätt.

Inom OLS-plattformen har du också tillgång till en rad interaktiva och engagerande språkinlärningsaktiviteter och kurser som kan hjälpa dig att lära sig ett nytt språk eller utveckla ett språk du redan har studerat.

Grant Agreement (GA)

När vi handlagt din ansökan kommer ett Grant Agreement skickas ut till dig där den totala stipendiesumman framgår. Detta Grant Agreement ska du läsa igenom, skriva under och ladda upp i MoveON.

Grant Agreement måste vara påskrivet innan mobiliteten påbörjas för att vara berättigad till stipendium.

Learning Agreement (OLA)

Alla studenter som får ett Erasmusstipendium måste upprätta ett Online Learning Agreement (OLA). Ditt OLA ska innehålla information om de kurser du planerar att läsa på ditt värduniversitet och ska undertecknas digitalt av dig, din internationella koordinator vid Uppsala universitet och ditt värduniversitet.

Observera att du måste upprätta ditt OLA innan din utbytestermin startar, i samband med terminsstart eller allra senast 2 veckor efter att terminen för dina utbytesstudier påbörjat.

Ditt värduniversitet kan begära in ditt OLA i samband med att du ska skicka in din ansökan till dem. Om detta är aktuellt för dig så framgår det i ansökningsinstruktionerna du får från ditt värduniversitet.

Din slutgiltiga OLA ska lista alla kurser du har läst under terminen. Om du har gjort några kursändringar, se till att din OLA är uppdaterad i enlighet med detta.

Vid förändringar av utbytet

Du måste omedelbart meddela din internationella koordinator och Enheten för internationell mobilitet om eventuella förändringar i ditt utbyte såsom förändringar av innehåll, kurser, avhopp samt förlängning eller förkortning av din studieperiod.

Om du förkortar ditt utbyte kan du komma att få betala tillbaka hela eller delar av ditt stipendium. Vid en förlängning av studieperioden, som i förväg godkänts av din internationella koordinator vid Uppsala universitet och värdlärosätet, kan du få Erasmusstipendium för denna period givet att du har Erasmusdagar kvar.

Alla ändringar ska dokumenteras i ditt Online Learning Agreement (OLA) inom fem veckor efter terminsstart. Observera att ändringar i Learning Agreement måste undertecknas på nytt av alla tre parter för att vara giltig (av dig, din internationella koordinator vid hemuniversitetet och vid värdlärosätet).

Vid förkortning av dina studier

• Informera omedelbart din internationella koordinator och Erasmus-teamet genom att skicka ett mejl till erasmus@uu.se.
• Observera att du kan komma att få betala tillbaka hela eller delar av ditt stipendium Om du förkortar ditt utbyte

Vid förlängning av dina studier

Förlängd vistelse på grund av välkomstvecka eller språkkurs som inte redan är inkluderad i ansökan:

• Om din förväntade vistelse är längre än vad som anges i ditt Grant Agreement (t.ex. på grund av en välkomstvecka eller språkkurs du avser att delta i) behöver du skicka ett mejl till erasmus@uu.se.
• Du kommer att få ett uppdaterad Grant Agreement som speglar den längre vistelsen.
• När det är ändrat behöver du underteckna det nya avtalet och ladda upp det på MoveON-plattformen.

Förlängning av studieperiod

Om du vill förlänga din studieperiod till att omfatta hela året måste detta godkännas i förväg av både din internationella koordinator vid Uppsala universitet och värdlärosätet. Du behöver meddela erasmus@uu.se minst en månad före startdatumet för nästa studieperiod.

Du kan vara berättigad till ytterligare Erasmus-stipendium för denna förlängda period, förutsatt att:

• Du har kvar återstående Erasmus-dagar.
• Du ansöker om förlängningen minst 30 dagar före startdatumet för nästa studieperiod.

Försäkring

Du är försäkrad dygnet runt i värdlandet under hela utbytet samt två veckor innan och två veckor efter utbytet genom Kammarkollegiets information om Student UT. Om du beviljats ett resestipendium för att ta tåget till din studiedestination och planerar att stanna på vägen, tänk då på att du måste teckna en tilläggsförsäkring för denna period. Kammarkollegiets försäkring gäller endast för en så direkt resa som möjligt.

För dig som är EU/EES medborgare och ska göra ett utbyte i ett EU/EES ska du beställa ett så kallat EU-försäkringskort innan utresa, som ger dig rätt till nödvändig sjukvård i EU/EES-länder. I Sverige beställs detta via Försäkringskassans hemsida.

För assistans dygnet runt vid akutsituationer som inte kan vänta till Kammarkollegiets växel är öppen: kontakta Falck Global Assistance på +46 8-587 717 49.

Nedan följer information om den slutdokumentation som ska lämnas in efter ditt utbyte. Dokumentationen bör lämnas in så snart som möjligt men senast en månad efter utbytets slut, eftersom detta kommer att påverka när den sista stipendieutbetalningen kommer att ske. Om du inte hinner lämna in inom en månad, vänligen informera oss på erasmus@uu.se.

Erasmus Participant Survey (EPS)

Erasmus Participant Survey (EPS) är en obligatorisk enkät som automatiskt mejlas till dig efter din sista studiedag. Vänligen kontrollera skräpposten om du inte mottagit någon EPS. Observera att mejlet kommer att skickas från följande e-postadress: EU-CORPORATE-NOTIFICATION-SYSTEM@ec.europa.eu

Ett andra språktest

Efter ditt utbyte kan du utvärdera hur dina språkkunskaper har förbättrats genom att genomföra det andra språktestet. Vi uppmuntrar dig att ta det andra testet, men att ta det andra testet i slutet av utbytet är inte obligatoriskt.

Certificate of Attendance (CoA)

Ett Certificate of Attendance är ett dokument som innehåller information om ditt start- och slutdatum och är underskrivet av din internationella koordinator vid värdlärosätet. Om du har gått en språkkurs vid värdlärosätet noterar du även dessa datum i ditt Certificate of Attendance.

Du ansvarar själv för att få dokumentet underskrivet och det är bra att ordna detta innan avresa. Ditt Certificate of Attendance ska laddas upp i MoveON. Om du inte kan få ett Certificate of Attendance underskrivet av värdlärosätet kan du istället ladda upp ett Transcript of Records så länge som ditt start- och slutdatum framgår av detta.

Du hittar mallen för Certificate of Attendance i länklistan längst ned på sidan om Erasmusstipendiet för studier.

Ladda upp obligatoriska dokument i MoveON

Ladda upp Certificate of Attendance alternativt ett Transcript of Records (innehållande start- och slutdatum) direkt i MoveON.

Om du har gått en språkkurs innan terminsstart och denna anordnades av annan organisation än värdlärosätet laddar du upp ett intyg som styrker att du deltagit i språkkursen.

Om du beviljats extra resebidrag för hållbart resandet skriver du en kort reseberättelse och laddar upp färdbevis/kvitton.

I beräkningen av stipendiet används Europeiska centralbankens växelkurs det datum då Uppsala universitet förbereder utbetalningen, det vill säga 7–10 dagar innan du får betalningen till ditt konto.

För studenter som åker på utbyte under en termin betalas stipendiet ut i två omgångar:

• 70 procent av stipendiet betalas i samband med studiestart.
• 30 procent av stipendiet betalas ut efter du avslutat dina studier och slutdokumentationen är inlämnad.

För studenter som åker på utbyte under helår (två terminer) betalas stipendiet ut i tre omgångar:

• 35 procent av stipendiet betalas i samband med studiestart.
• 35 procent av stipendiet betalas i samband med att termin två startar.
• 30 procent av stipendiet betalas ut efter att du har avslutat dina studier och slutdokumentationen är inlämnad.

Sista utbetalningen

Din sista utbetalning förbereds när du har lämnat in all obligatorisk dokumentation. Du kommer att få ett mejl när din sista utbetalning är på väg. Vänligen notera att utbetalningar ofta dröjer eftersom att efter du gjort samtliga obligatoriska moment, måste Enheten för internationell mobilitet kontrollera dessa samt förbereda utbetalningen. Du kan därför räkna med att det tar 1–2 månader innan pengarna finns på ditt konto.

Om din faktiska studieperiod är annorlunda än den du angivit i din stipendieansökan kommer ditt stipendium att räknas om. Detta gäller även eventuella lediga dagar under ditt utbyte.

Ändringar i din vistelseperiod och hur det påverkar ditt Erasmus-bidrag:

Längre vistelse (zero-grant)

Om den faktiska studieperioden är längre än vad som framgick av ansökan, kommer de extra dagarna att behandlas som en "zero-grant" perioden. Detta innebär att du kan stanna längre, men de extra dagarna kommer inte att täckas av Erasmus-bidraget.

Kortare vistelse (mer än 5 dagar)

Om den faktiska studieperioden är kortare (mer än 5 dagar) än vad som framgick av ansökan kommer skillnaden att dras av från den slutliga betalningen om 30 procent. Räcker inte detta kommer du bli återbetalningsskyldig och ett återbetalningskrav kommer att skickas till dig per e-post.