Före, under och efter dina studier

Efter ansökan har stängt handläggs alla ansökningar. Det finns ytterligare några moment som du är skyldig att göra för att få din första stipendieutbetalning.

Kontaktuppgifter

Du kommer i huvudsak att ha kontakt med Uppsala universitet per mejl. Därför är det av största vikt att du ser till att den mejladress du angivit i ansökan är giltig hela utbytet och minst tre månader efter avslutat Erasmusutbyte. Se därför till att alltid meddela oss på erasmus@uu.se om du skulle byta mejladress.

Vi vill även be dig att lägga till de två mejladresser som vi använder: erasmus@uu.se och noreply.uu@moveon4.de som betrodda adresser i din egen mejl samt regelbundet se över innehållet i din skräppost eftersom mail från oss ofta hamna där.

Språktest

Alla studenter som åker på utbyte inom Erasmusprogrammet i 14 dagar eller mer rekommenderas att göra ett diagnostiskt språktest. Du testas i det språk som ska vara det huvudsakliga språket på ditt utbyte i enlighet med ditt Grant Agreement.

Språktestet genomförs online och du får en länk till språktestplattformen Online Language System (OLS) efter att vi mottagit din stipendieansökan. Avsikten med testerna är att bedöma din språknivå och hur den förbättras under ditt utbyte.

Bedömningen följer den gemensamma europeiska referensramen för språk (CEFR) där A1 är nybörjarnivå och C2 är avancerad nivå. Observera att resultatet av testet kommer inte att påverka ditt stipendium på något sätt.

Inom OLS-plattformen har du också tillgång till en rad interaktiva och engagerande språkinlärningsaktiviteter och kurser som kan hjälpa dig att lära sig ett nytt språk eller utveckla ett språk du redan har studerat.

Grant Agreement (GA)

När vi handlagt din ansökan kommer ett Grant Agreement skickas ut till dig där den totala stipendiesumman framgår. Detta Grant Agreement ska du läsa igenom, skriva under och ladda upp i MoveON.

Grant Agreement måste vara påskrivet innan mobiliteten påbörjas för att berättiga till stipendium.

Learning Agreement (DLA)

Alla studenter som får ett Erasmusstipendium måste fylla i ett Digital Learning Agreement (DLA). Ditt DLA ska innehålla information om de kurser du planerar att läsa på ditt värduniversitet och ska undertecknas digitalt av dig, din internationella koordinator vid Uppsala universitet och ditt värduniversitet.

Observera att du måste ordna med ditt DLA innan din utbytestermin startar, i samband med terminsstart eller allra senast 2 veckor efter att terminen för dina utbytesstudier börjat.

Ditt värduniversitet kan begära in ditt DLA i samband med att du ska skicka in din ansökan till dem. Om detta är aktuellt för dig så framgår det i ansökningsinstruktionerna du får från ditt värduniversitet.

Ditt slutgiltiga DLA ska lista alla kurser du har läst under terminen. Om du har gjort några kursändringar, se till att ditt DLA är uppdaterat i enlighet med detta.

Vid förändringar av utbytet

Du måste omedelbart meddela din internationella koordinator och Enheten för internationell mobilitet om eventuella förändringar i ditt utbyte såsom innehåll, byte av kurser, förlängning eller förkortning av studieperioden samt avhopp.

Alla ändringar av dina studier ska dokumenteras i ditt Digital Learning Agreement (DLA). Observera att ändringar i Learning Agreement måste undertecknas på nytt av alla tre parter för att vara giltig (av dig, din internationella koordinator vid hemuniversitetet och vid värdlärosätet).

Vid förkortning av dina studier

• Informera omedelbart din internationella koordinator och Erasmus-teamet genom att skicka ett mejl till erasmus@uu.se.
• Observera att du kan behöva betala tillbaka hela eller delar av ditt stipendium om du förkortar ditt utbyte.

Vid förlängning av dina studier

Om du vill förlänga din studieperiod till att omfatta hela året måste detta godkännas i förväg både av din internationella koordinator vid Uppsala universitet och värdlärosätet. Du behöver meddela erasmus@uu.se senast en månad före slutet av den ursprungligen planerade mobilitetsperioden

Du kan vara berättigad till ytterligare Erasmusstipendium för denna förlängda period, förutsatt att:

• Du har Erasmusdagar kvar.
• Du ansöker om förlängningen senast en månad före slutet av den ursprungligen planerade mobilitetsperioden.

Om du fått godkänt att förlänga dina studier, antingen till att omfatta hela året eller en kortare förlängning (t.ex. för att delta i en välkomstvecka eller språkkurs som inte redan ingår i ansökan), behöver du göra följande:

• Om din planerade studieperiod blir längre än vad som anges i ditt Grant Agreement behöver du meddela den nya perioden via mejl till erasmus@uu.se.
• Vi svarar med ett uppdaterat Grant Agreement som speglar den längre studieperioden. Du behöver underteckna det nya avtalet och ladda upp det via MoveON.
• Om du förlänger din studieperiod till att omfatta ett helt år ska du också uppdatera ditt Digital Learning Agreement (DLA). Följ instruktionerna som skickades tillsammans med ditt initiala DLA.

Nedan följer information om den slutdokumentation som ska lämnas in efter ditt utbyte. Dokumentationen bör lämnas in så snart som möjligt men senast en månad efter utbytets slut, eftersom detta kommer att påverka när den sista stipendieutbetalningen kommer att ske. Om du inte hinner lämna in inom en månad, vänligen informera oss på erasmus@uu.se.

Erasmus Participant Survey (EPS)

Erasmus Participant Survey (EPS) är en obligatorisk enkät som automatiskt mejlas till dig efter din sista studiedag. Vänligen kontrollera skräpposten om du inte mottagit någon EPS. Observera att mejlet kommer att skickas från följande e-postadress: EU-CORPORATE-NOTIFICATION-SYSTEM@ec.europa.eu

Ett andra språktest

Efter ditt utbyte kan du utvärdera hur dina språkkunskaper har förbättrats genom att genomföra ett andra språktest. Vi uppmuntrar dig att ta det andra testet, i slutet av utbytet, men det är inte obligatoriskt.

Certificate of Attendance (CoA)

Ett Certificate of Attendance är ett dokument som innehåller information om ditt start- och slutdatum och är underskrivet av din internationella koordinator vid värdlärosätet. Om du har gått en språkkurs vid värdlärosätet ska du inkludera datum för den i ditt Certificate of Attendance.

Du ansvarar själv för att få dokumentet underskrivet och det är bra att ordna detta innan avresa. Ditt Certificate of Attendance ska laddas upp i MoveON. Om du inte kan få ett Certificate of Attendance underskrivet av värdlärosätet kan du istället ladda upp ett Transcript of Records om studieperiodens start- och slutdatum framgår av detta.

Du hittar mallen för Certificate of Attendance i länklistan längst ned på sidan om Erasmusstipendiet för studier.

Ladda upp obligatoriska dokument i MoveON

Ladda upp Certificate of Attendance alternativt ett Transcript of Records (innehållande start- och slutdatum) direkt i MoveON.

Om du har gått en språkkurs innan terminsstart och denna anordnades av annan organisation än värdlärosätet laddar du upp ett intyg som styrker att du deltagit i språkkursen.

Om du beviljats extra resebidrag för hållbart resandet skriver du en kort reseberättelse och laddar upp färdbevis/kvitton.

I beräkningen av stipendiet används Europeiska centralbankens växelkurs det datum då Uppsala universitet förbereder utbetalningen, det vill säga 7–10 dagar innan du får betalningen till ditt konto.

För studenter som åker på utbyte under en termin betalas stipendiet ut i två omgångar:

• 70 procent av stipendiet betalas i samband med studiestart.
• 30 procent av stipendiet betalas ut efter du avslutat dina studier och slutdokumentationen är inlämnad.

För studenter som åker på utbyte under helår (två terminer) betalas stipendiet ut i tre omgångar:

• 35 procent av stipendiet betalas i samband med studiestart.
• 35 procent av stipendiet betalas i samband med att termin två startar.
• 30 procent av stipendiet betalas ut efter att du har avslutat dina studier och slutdokumentationen är inlämnad.

Sista utbetalningen

Din sista utbetalning förbereds av Enheten för internationell mobilitet när du har lämnat in all obligatorisk dokumentation. Du kommer att få ett mejl när din sista utbetalning är på väg. Räkna med att det tar 1–2 månader innan pengarna finns på ditt konto.

Om din faktiska studieperiod är annorlunda än den du angivit i din stipendieansökan kommer ditt stipendium att räknas om. Detta gäller även eventuella lediga dagar under ditt utbyte.

Ändringar i din vistelseperiod och hur det påverkar ditt Erasmus-bidrag:

Längre vistelse (zero-grant)

Om den faktiska studieperioden är längre än vad som framgick av ansökan, kommer de extra dagarna att behandlas som en "zero-grant" period. Detta innebär att du kan stanna längre, men de extra dagarna kommer inte att täckas av Erasmus-bidraget.

Kortare vistelse (mer än 5 dagar)

Om den faktiska studieperioden är kortare (mer än 5 dagar) än vad som framgick av ansökan kommer skillnaden att dras av från den slutliga betalningen om 30 procent. Räcker inte detta kommer du bli återbetalningsskyldig och ett återbetalningskrav kommer att skickas till dig per e-post.