Semester för lärare med flera - FAQ

Vem omfattas av avtalet?

Avtalet omfattar, förutom lärare, även forskare, postdoktorer, doktorander, assistenter i egen forskarutbildning och amanuenser.

TA-personal omfattas inte av avtalet, utan de följer Villkorsavtalet.

Hur mycket semester måste medarbetare ha varje år?

Alla medarbetare ska ta ut minst 20 semesterdagar per år. (Notera att medarbetare som påbörjar sin anställning efter den 1 september får spara dagar även om inte 20 betalda semesterdagar tas ut under året.)

Notera att det finns en gräns för hur många dagar som får finnas sparade vid årets slut. Gränsen är 30 dagar och alla dagar som överstiger 30 ska tas ut i ledighet under aktuellt år.

Om inget annat avtalas ska medarbetare ha minst fyra veckors sammanhängande ledighet under juni–augusti.

Var ser medarbetaren hur många semesterdagar som finns att förlägga av årets dagar respektive sparade dagar?

Medarbetaren kan se aktuella saldon för sina semesterdagar i Primula web, under Min sida, rubriken semester alternativt på sin lönespecifikation

Hur förläggs semester för medarbetare som omfattas av detta avtal? Kan medarbetare få semester vid en annan tid än sommaren?

Ja, precis som andra medarbetare kan en medarbetare som omfattas av detta avtal som vill ha hela eller delar av semestern förlagd till annan tid än sommaren eller spara/ta ut redan sparade semesterdagar, ansöka om semester. Då behöver medarbetaren:

• ansöka om all semester medarbetaren önskar ta ut under innevarande år i Primula senast 31 mars, inklusive de tidigare sparade dagar medarbetaren önskar ta ut under innevarande år.
• ansöka om att få spara dagar senast den 31 mars, i det fall medarbetaren önskar spara några semesterdagar för att ta ut dem ett senare år. Läs mer nedan under rubriken spara semesterdagar.

Vem beslutar om semesterns förläggning?

Prefekt eller motsvarande.

Om prefekt/motsvarande inte kan godkänna den önskade ledigheten på grund av verksamhetens behov, behöver prefekt/motsvarande samråda med medarbetaren, innan beslut fattas och dagarna avslås i Primula. I samrådet behöver en dialog föras om annan lämplig tidpunkt för medarbetarens semester. Det finns inga formkrav på hur samrådet ska gå till men det är mycket viktigt att i efterhand kunna redogöra för när och hur samrådet har gått till av arbetsgivaren om så skulle krävas. Samrådet utgör en viktig del av kollektivavtalet.

Vid eventuell oenighet kan även medarbetarens arbetstagarorganisation begära samråd med prefekt/motsvarande. Om överenskommelse ändå inte kan uppnås bestämmer prefekt/motsvarande ensidigt om semesterns förläggning.

Vad gäller för förenade anställningar?
Samma regler gäller, men samordning med den andra arbetsgivaren krävs. Här behöver Uppsala universitet som arbetsgivare var aktiv och ta initiativ till samordning.

Får medarbetare arbeta på sin semester?

Huvudsyftet med semester är att medarbetare ska få ledighet för vila och rekreation. Semester ska tas ut som ledighet, vilket medför att en medarbetare aldrig själv kan välja att arbeta istället för att vara semesterledig. Prefekt/motsvarande kan inte heller ålägga medarbetare att utföra arbete under ledigheten.

Kan prefekt/motsvarande ändra redan beviljad semester?

Ja, semester kan återtas (i Primula)/avbrytas men bara:

• efter överenskommelse med medarbetare, eller
• ensidigt vid mycket starka skäl (Detta ska användas restriktivt, efter samråd med HR-avdelningen.)

Kan medarbetare ändra redan beviljad semester?

• Ja, men bara efter överenskommelse med prefekt/motsvarande.
• Ansökan om återtagande av redan registrerad semester görs i Primula.

Vad gäller om en medarbetare är tjänstledig under sommaren?

Medarbetare som är tjänstledig under någon del av den undervisningsfria delen av sommaren ska om möjligt söka semester i enlighet med punkt 2.2, Förläggning av semestern till annan tid. Ansökan ska ske senast den 31 mars.

Om det inte är möjligt ska medarbetaren ansöka i Primula snarast. Beslut fattas i samband med återgång, dock senast 1 oktober.

Klämdagar – hur gör lärare som vill använda semester på dem?

För lärare och andra medarbetare som enligt arbetstidsavtal har årsarbetstid är klämdagar ordinarie arbetsdagar. En lärare ska därför söka semester för klämdagar om medarbetaren önskar ha semester då. På grund av begränsningar i Primula är det dock i nuläget inte möjligt att söka semester på samma sätt som för andra enstaka dagar. Medarbetaren måste då registrera semesterdagen en annan dag och skriva vilken dag det faktiskt avser (i meddelandefältet i Primula).

Vad gäller för semester under uppsägningstid?

Om uppsägningstiden är högst sex månader ska semester normalt inte läggas ut. Det gäller även sådan semester som annars skulle ha lagts ut under sommaren.

Det är dock möjligt för medarbetare och prefekt/motsvarande att komma överens om att semester ska förläggas under uppsägningstid.

Observera! Vid avslut av anställning ska all semester som tagits ut tid ha redovisats i Primula innan sista anställningsdag.

Vilket ansvar har medarbetare när det gäller semester?

Medarbetare ska:

• vid önskemål om förläggning av semester som avviker från 2.1 Förläggning av semestern enligt fast modell, söka semester enligt rutin senast 31 mars
• ansöka om att spara semesterdagar enligt gällande rutin
• årligen ta ut semester i sådan omfattning att saldot för sparade dagar inte överskrider 30 dagar
• samråda med prefekt/motsvarande om en plan för att möjliggöra uttag av sparade semesterdagar
• följa lag och avtal

Vilket ansvar har prefekt/motsvarande när det gäller semester?

Prefekt/motsvarande ska:

• i god tid före den 31 mars årligen informera om rätten att söka semester
• samråda med medarbetaren när avvikelse från medarbetarens önskemål övervägs
• tillse att medarbetare årligen ges möjlighet ta ut semester i sådan omfattning att saldot för sparade dagar inte överskrider 30 dagar. Arbetsgivaren beslutar om förläggningen av semesterdagarna.
• samråda med medarbetare om en plan för att möjliggöra uttag av sparade semesterdagar
• fatta beslut om förläggning av semester senast den 30 april
• följa lag och avtal

När behöver en medarbetare ansöka om föräldraledighet i anslutning till sommarsemester?
En medarbetare som vill ha föräldraledighet i anslutning till sommarsemester (huvudsemester), enligt egen ansökan eller fast modell, ska ansöka om detta i Primula senast 31/3.

Vad gäller för medarbetare som börjar efter 31 mars?

Nyanställda medarbetare som önskar semester vid annan tid än den undervisningsfria delen av sommaren ansöker om semester så fort som möjligt när anställningen startar; prefekt beslutar.

Notera: Medarbetare som påbörjar sin anställning den 1 september eller senare kan spara dagar även om 20 dagar inte tas ut det året.

Hur redovisar en medarbetare, vars anställning förlängs/förnyas i kortare perioder, sin semester?
Medarbetaren ska söka de semesterdagar som finns tillgängliga senast 31/3.

När nytt anställningsavtal är klart söker medarbetaren resterande dagar enligt överenskommen plan.

I det fall kännedom finns om att anställningen kommer att förnyas så att medarbetaren kommer att vara fortsatt anställd längre under året behöver prefekt/motsvarande och medarbetaren göra en plan för uttag av semesterdagar för hela anställningsperioden.

I det fall oklarheter finns om huruvida anställningen kommer att förnyas behöver prefekt/motsvarande kontakta HR-avdelningen för rådgivning.

I det fall prefekt/motsvarande och medarbetare kommer överens om förläggning av resterande (tillkommande) dagar ska ske enligt fast modell behöver ingen ytterligare registrering av semesterdagar ske.

Notera: Om förlängning av anställningen sker efter oktober månad, då fast modell reglerats då måste medarbetaren själv alltid registrera resterande dagar i Primula i enlighet med överenskommen plan.

Har medarbetare alltid rätt att söka semester enligt 2.2, förläggning av semester till annan tid (än enligt fast modell)?

Ja. Prefekt/motsvarande beslutar om förläggning av semester, men prefekt/motsvarande eller person i arbetsledande ställning får inte uppmana medarbetare att inte använda sin rätt att söka semester enligt avtalets 2.2 Förläggning av semestern till annan tid (än enligt fast modell).

Om prefekt/motsvarande inte kan godkänna den önskade ledigheten på grund av verksamhetens behov, behöver prefekt/motsvarande samråda med medarbetaren, innan beslut fattas och dagarna avslås i Primula. I samrådet behöver en dialog föras om annan lämplig tidpunkt för medarbetarens semester. Det finns inga formkrav på hur samrådet ska gå till men det är mycket viktigt att i efterhand kunna redogöra för när och hur samrådet har gått till av arbetsgivaren om så skulle krävas. Samrådet utgör en viktig del av kollektivavtalet.

Vid eventuell oenighet kan även medarbetarens arbetstagarorganisation begära samråd med prefekt/motsvarande. Om överenskommelse ändå inte kan uppnås bestämmer prefekt/motsvarande ensidigt om semesterns förläggning.

Huvudsyftet med semester är att medarbetare ska få ledighet för vila och rekreation. Semester ska tas ut som ledighet, vilket medför att en arbetstagare aldrig själv kan välja att arbeta istället för att vara semesterledig. Prefekt/motsvarande kan inte heller ålägga medarbetare att utföra arbete under ledigheten.

Behövs ”undantagsblankett/särskild överenskommelse om semesterförläggning” längre?

Nej. Om en medarbetare vill ansöka om semester vid annan tidpunkt än den undervisningsfria delen av sommaren sker det från och med den 1 januari 2026 via Primula, enligt §2.2.

Vad händer om medarbetare inte skickar in någon ansökan/endast ansöker om del av årets semester senast 31 mars?

Om medarbetare inte ansöker alls eller inte ansöker om alla årets semesterdagar innan den 31 mars, äger prefekt/motsvarande rätten att besluta om semesterns förläggning enligt 2.1 i det lokala kollektivavtalet. Det innebär att resterande semesterdagar (aktuellt års semesterdagar) förläggs sammanhängande till den undervisningsfria delen av sommaren med början måndagen efter midsommardagen.

Medarbetare som inte önskar annan förläggning av semester än enligt 2.1 behöver inte ansöka om semester i Primula. Prefekt/motsvarande behöver heller inte vidta några åtgärder, semestern regleras i oktober av Löneenheten.

Vad gör medarbetare som i mars inte känner till hur semesterdagar kan förläggas under hösten? Finns det möjlighet att göra undantag från att söka och registrera all semester senast den 31 mars?

Om medarbetare önskar semester vid annan tid än den undervisningsfria delen av sommaren, då ska alla årets semesterdagar sökas senast den 31 mars. I det fall det inte är möjligt, utan endast en del av dagarna söks innan den 31 mars kommer resterande dagar att förläggas sammanhängande till den undervisningsfria delen av sommaren med start måndagen efter midsommar enligt fast modell.

Om medarbetare senast den 31 mars kommer överens med prefekt/motsvarande att registrera årets resterande semesterdagar i Primula vid senare tidpunkt kan det vara möjligt.

Notera: de resterande dagarna måste i sådant fall registreras av medarbetaren och attesteras av prefekt/motsvarande i Primula senast den 15 september, då regleringen av semester enligt fast modell sker i oktober. Om detta inte sker kommer semesterdagarna i oktober att förläggas i enlighet med fast modell.

Hur gör en medarbetare som vill vara ledig innan 31 mars?

Semester innan den 31 mars söks i Primula. Dessa dagar ingår i årets semester och resterande semesterdagar kan sökas vid annan tidpunkt, dock senast 31/3.

Om en medarbetare har semester enligt fast modell, finns då möjlighet att ta ut ledigheten vid annat tillfälle, utan att ändra semesterregistreringen?

(Exempelvis vid sen bekräftelse för sökt deltagande i konferens eller då semesterperioden önskas påbörjas vid annan tidpunkt än måndagen efter midsommar)

Om prefekt/motsvarande och medarbetaren är överens (rekommenderas att överenskommelse sker skriftligen, via e-post eller liknande) är det möjligt. Skulle en försäkringsfråga uppkomma är det avgörande att prefekt/motsvarande kan styrka att arbetstagaren varit i tjänst varför det är mycket viktigt att dokumentera vad som är överenskommet mellan prefekt/motsvarande och berörd medarbetare. I normalfallet kan varken prefekt/motsvarande eller medarbetare ensidigt besluta om att arbete ska utföras under semester enligt fast modell, utan det måste ske i överenskommelse.

Hur beslutar prefekt/motsvarande om att förlägga semesterdagar enligt fast modell?

Om ingen ansökan inkommit om att få sin semester förlagd till annan tid än den undervisningsfria delen av sommaren eller ansökan om endast del av årets semesterdagar inkommit senast den 31 mars krävs inget beslut i särskild ordning av prefekt/motsvarande. Löneenheten reglerar registreringen av samtliga/återstående semesterdagar av årets semester enligt fast modell i oktober.

Får medarbetare spara semester?

Ja, om medarbetare har fler än 20 betalda semesterdagar aktuellt år kan de överskjutande dagarna sparas enligt Villkorsavtalet. Rätten att spara dagar gäller för alla medarbetare, oavsett om man väljer att ansöka om semester i Primula eller väljer att ha semester enligt fast modell.

Notera att det finns en gräns för hur många dagar som får finnas sparade vid årets slut. Gränsen är 30 dagar och alla dagar som överstiger 30 ska tas ut i ledighet under aktuellt år.

Det finns undantag som gör att vissa kan spara semester trots att inte 20 semesterdagar tagits ut, exempelvis vid kortare anställning (t.ex. start 1 september eller senare).

Hur ansöker medarbetare om att spara av årets semester?

Medarbetare ska:

• ansöka skriftligen senast 31/3, via särskild blankett. Se länk blankett till höger på sidan.
  
• blanketten ska skickas till chef/motsvarande som har delegation att fatta beslut om semester.

Prefekt/motsvarande ska:

• kontrollera att medarbetaren uppfyller villkoren för att spara dagar
• om så är fallet maila blanketten till Löneenheten, som registrerar detta

Efter registrering reduceras saldot för årets dagar tillfälligt, vilket kommer att synas på medarbetarens lönespecifikation. Dagarna läggs i ett för medarbetaren dolt saldo tills i november, då de läggs åter i saldot för årets dagar. Vid årets slut förs de över till saldot för sparade dagar.

När kan medarbetare inte spara semester?

Det finns tillfällen då medarbetare inte kan spara semesterdagar, exempelvis:

• Om ansökan om att spara semesterdagar inte inkommit senast den 31 mars
• Om medarbetare inte tagit ut minst 20 betalda semesterdagar under året, får inga dagar sparas. (Notera att medarbetare som påbörjar sin anställning efter den 1 september får spara dagar även om inte 20 betalda semesterdagar tas ut under året.)
• om det skulle innebära att antalet sparade ­­­­semesterdagar vid årets slut överstiger 30 dagar.
• Om medarbetare tar ut tidigare sparad semester kan inte nya semesterdagar sparas samma år. När semester tas ut, tas först all årets semesterdagar ut, därefter tas dagar från saldon med sparad semester. Detta sker med automatik, medarbetare eller chef behöver inte vidta några åtgärder för detta.

Prefekt/motsvarande har en skyldighet att samråda med medarbetaren före beslut fattas senast den 30 april om beslutet medför avvikelse från medarbetarens önskemål om att få spara semester.

Kan man ”spara semesterdagar genom att inte söka”?

Nej. Att låta bli att söka alla semesterdagar är inte en giltig anmälan om sparande.

Se svaret på frågan Hur ansöker medarbetare om att spara semester?

Vad gäller vid uttag av tidigare sparad semester?

Prefekt/motsvarande och medarbetare ska samråda om en plan för att möjliggöra uttag av sparade semesterdagar.

Vid uttag av sparade semesterdagar:

• ansöker medarbetaren skriftligen senast 31 mars (alla årets dagar inklusive de sparade).
• minskar medarbetarens årsarbetstid/årets arbetstid med 8 timmar per uttagen semesterdag (vid heltid) det året. Arbetstidens fördelning följer arbetstidsavtalet för lärare för de som är anställda som lärare. Det avtalet medger en viss variation i fördelning av uppgifter över tid. Doktorander har ett eget lokalt arbetstidsavtal. För forskare och övriga kategorier som omfattas av gäller arbetstidsavtalet för teknisk- och administrativ personal.
• kan medarbetare inte spara nya semesterdagar

Finns det en tidsgräns för hur länge sparade dagar får sparas?

Nej, enda gränsen är att sparade dagar inte får överstiga 30 vid årets slut. Den femårsgräns för sparade dagar som finns i Semesterlagen gäller inte enligt Villkorsavtalet.

Vad händer med medarbetares arbetstid när semester sparas?

Varje sparad semesterdag innebär att årsarbetstiden/årets arbetstid ökar med 8 timmar (vid heltid) det året.

Arbetstidens fördelning följer arbetstidsavtalet för lärare för de som är anställda som lärare. Det avtalet medger en viss variation i fördelning av uppgifter över tid. Doktorander har ett eget lokalt arbetstidsavtal. För forskare och övriga kategorier som omfattas av gäller arbetstidsavtalet för teknisk- och administrativ personal.

Hur vet prefekt/motsvarande inför tjänstgöringsplaneringen vilka som sparat semesterdagar?

Efter den 31 mars kommer det att vara möjligt att ta ut en rapport från Primula över vilka som ansökt om att spara dagar.

Varför får man inte återta semesterdagar under höstterminen för att spara dem?

Enligt avtalet (§2.3.2) finns möjlighet för prefekt/motsvarande och medarbetaren att komma överens om att medarbetaren får ändra semester sökt för period under höstterminen, om det är möjligt med hänsyn till verksamhetens behov. Enligt avtalet får sådana dagar inte sparas utan måste tas ut under innevarande år. Detta beror på att verksamhetsplanering och justering av tjänstgöringsplaner kräver god framförhållning.

Den som vill spara dagar ett år ska anmäla detta senast 31 mars i enlighet med gällande rutiner.

Vad händer om en medarbetare söker om semester i Primula, men prefekt/motsvarande inte godkänner den önskade semesterledigheten?

Om prefekt/motsvarande inte kan godkänna den önskade ledigheten på grund av verksamhetens behov, behöver prefekt/motsvarande samråda med medarbetaren, innan beslut fattas och dagarna avslås i Primula. I samrådet behöver en dialog föras om annan lämplig tidpunkt för medarbetarens semester. Det finns inga formkrav på hur samrådet ska gå till men det är mycket viktigt att i efterhand kunna redogöra för när och hur samrådet har gått till av arbetsgivaren om så skulle krävas. Samrådet utgör en viktig del av kollektivavtalet.

Vid eventuell oenighet kan även medarbetarens arbetstagarorganisation begära samråd med prefekt/motsvarande. Om överenskommelse ändå inte kan uppnås bestämmer prefekt/motsvarande ensidigt om semesterns förläggning.

Om medarbetaren inte meddelat önskemål om att spara semesterdagar senast den 31 mars ska prefekt/motsvarande besluta om förläggning av alla semesterdagar som tjänas in för innevarande år och meddela medarbetaren beslutet.

Vad händer om medarbetare och prefekt/motsvarande inte är överens om semesterns förläggning?

Om medarbetare och prefekt/motsvarande inte är överens om semesterns förläggning kan medarbetarens arbetstagarorganisation begära samråd. Om parterna efter samråd fortfarande inte kommer överens fattar prefekt/motsvarande ensidigt beslut om semesterns förläggning.

Gäller särskilda rutiner för doktorander?
Nej, samma regler gäller, men det är viktigt att doktoranders semester ska vara möjlig att följa upp, exempelvis via den individuella studieplanen (ISP).

Vad är särskilt viktigt att tänka på vad gäller doktorander och semester

Av avtalet framgår att doktoranders semester ska vara möjlig att följa upp, till exempel vid den individuella studieplanen (ISP) enligt 2.8 enligt det lokala kollektivavtalet.

Generellt gäller att det är viktigt med en långsiktig planering och uppföljning vad gäller avhandlingsarbetet så att inte en alltför för stor del av det arbetet koncentreras till slutet av anställningen.

Tidpunkt för disputation och semesterförläggning

Om möjligt, försök att inte förlägga disputation direkt efter semestern.

Om så inte är möjligt, behöver prefekt/motsvarande och doktorand samråda om det kan vara lämpligt förlägga del av semestern till annan del av året än sommaren.

Prefekt/motsvarande är välkommen att i god tid innan semester förläggs ta stöd och råd av HR-avdelningen vad gäller punkterna ovan.